Công văn 1230/CT-TTHT năm 2018 do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động.

Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo tinh thần của Công văn 1230/CT-TTHT và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, để một khoản chi được tính vào chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc các khoản chi phúc lợi được pháp luật cho phép.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định khống chế mức chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Công văn 1230/CT-TTHT làm rõ cách xác định mức trần đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Các nội dung chi tiết bao gồm:

• Các khoản chi phúc lợi tiêu biểu: Chi hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết; chi bảo hiểm tự nguyện và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Mức giới hạn khấu trừ: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định 01 tháng lương bình quân thực tế: Được xác định bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó chậm nhất đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ đối với khoản chi phúc lợi

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ minh chứng:

• Quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp có quy định rõ ràng về các khoản chi phúc lợi cho người lao động.
• Quyết định của Ban Giám đốc về việc chi phúc lợi (ví dụ: quyết định chi nghỉ mát, quyết định hỗ trợ hiếu hỷ, hỗ trợ khó khăn...).
• Danh sách người lao động nhận hỗ trợ có ký nhận đầy đủ hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng.
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ kèm theo (đối với các khoản chi như nghỉ mát, mua quà tặng...) hoặc phiếu chi (đối với các khoản chi trực tiếp bằng tiền mặt như hiếu, hỷ).