Tổng quan về Công văn 1422/CT-TTHT năm 2018

Công văn 1422/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh trên địa bàn thực hiện đúng các quy định về việc xác định chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản đưa ra các căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp hạch toán chính xác các khoản chi phí thực tế phát sinh, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lý.

Điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Căn cứ theo quy định của pháp luật thuế TNDN hiện hành, các khoản chi của doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hoặc các chứng từ thu chi đúng chuẩn mực).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi...) trừ các trường hợp ngoại lệ theo quy định của pháp luật.

Hướng dẫn xác định một số khoản chi phí cụ thể

Công văn làm rõ nguyên tắc hạch toán đối với một số nhóm chi phí phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp trong quá trình hoạt động:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Được tính vào chi phí được trừ nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của doanh nghiệp. Các khoản tiền lương không được thanh toán thực tế hoặc không có chứng từ chi trả theo quy định sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
• Chi phí tiền nhà, đi lại cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền nhà ở, vé máy bay cho người lao động (bao gồm cả lao động nước ngoài) theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán theo quy định.
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi hiếu hỉ, thăm hỏi ốm đau, nghỉ mát, hỗ trợ gia đình người lao động...) được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
• Chi phí đào tạo và nâng cao trình độ: Chi phí đào tạo, nâng cao tay nghề cho người lao động phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được trích nộp và hạch toán vào chi phí khi có đầy đủ hợp đồng đào tạo, hóa đơn/chứng từ thu tiền của đơn vị đào tạo.

Các khoản chi không được trừ doanh nghiệp cần lưu ý

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý loại trừ các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý khi tự quyết toán thuế TNDN:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ 3 điều kiện cơ bản về tính liên quan, hóa đơn chứng từ và hình thức thanh toán.
• Các khoản tiền phạt do vi phạm hành chính như: phạt vi phạm giao thông, phạt vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, phạt vi phạm pháp luật về thuế và các khoản phạt vi phạm hành chính khác.
• Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác hoặc chi phí vượt định mức quy định (định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức trang phục bằng tiền...).
• Các khoản chi phí không tương ứng với doanh thu tính thuế trong kỳ (trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép phân bổ).

Khuyến nghị tổ chức thực hiện cho doanh nghiệp

• Rà soát toàn bộ hệ thống hóa đơn, chứng từ đầu vào, đảm bảo việc thanh toán qua ngân hàng đúng quy định đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Cập nhật và hoàn thiện Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng và Hợp đồng lao động để làm căn cứ pháp lý vững chắc cho các khoản chi trả tiền lương, phụ cấp và phúc lợi cho người lao động.
• Chủ động phân loại các khoản chi không hợp lệ ngay từ khâu hạch toán kế toán để loại trừ khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm, tránh rủi ro bị truy thu và phạt chậm nộp thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.