Công văn 1219/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giúp làm rõ các điều kiện thực tế để doanh nghiệp áp dụng đúng quy định pháp luật thuế hiện hành, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và truy thu thuế trong quá trình quyết toán.

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh dựa trên các quy định pháp luật thuế TNDN hiện hành, để một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng hợp lệ).
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện nêu trên hoặc thuộc danh mục chi phí không được trừ theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC sẽ bị cơ quan thuế loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn bị mua bán, hóa đơn của các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn.
• Các khoản chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Các khoản chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
• Các khoản chi chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp.
• Các khoản chi trích lập các quỹ dự phòng không đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí thuế TNDN hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các biện pháp sau:

• Thường xuyên rà soát hệ thống hóa đơn, chứng từ đầu vào, đặc biệt kiểm tra tính hợp pháp của các nhà cung cấp để tránh sử dụng phải hóa đơn bất hợp pháp.
• Đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải thực hiện chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của bên mua sang tài khoản ngân hàng của bên bán đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Xây dựng hệ thống quy chế tài chính, quy chế lương thưởng rõ ràng, minh bạch, được phê duyệt hợp lệ bởi cấp có thẩm quyền để làm căn cứ pháp lý vững chắc cho các khoản chi phí nhân sự.
• Chủ động tham chiếu các văn bản hướng dẫn cụ thể của cơ quan thuế quản lý trực tiếp như Công văn 1219/CT-TTHT để xử lý chính xác các tình huống phát sinh đặc thù tại đơn vị.