Công văn 9598/CT-TTHT năm 2015 do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này nhằm làm rõ các điều kiện pháp lý, quy trình thủ tục hành chính và các nguyên tắc kỹ thuật giúp người nộp thuế thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử một cách thuận lợi và đúng quy định pháp luật.

1. Điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Để được phép áp dụng và khởi tạo hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các tổ chức kinh tế phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe về hạ tầng công nghệ thông tin và năng lực kỹ thuật, bao gồm:

• Phải là tổ chức kinh tế có đủ năng lực và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, thông suốt.
• Có đội ngũ nhân sự đủ trình độ, năng lực chuyên môn để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy trình.
• Có chữ ký điện tử (chữ ký số) hợp pháp theo quy định của pháp luật để thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử được lập.
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn để ghi nhận doanh thu và hạch toán.
• Thiết lập các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu và lưu trữ dữ liệu nhằm bảo đảm tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn của thông tin hóa đơn trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định.

2. Thủ tục và quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi chính thức sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo phải hoàn thành các thủ tục đăng ký và thông báo phát hành với cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải ban hành Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu quy định), trong đó nêu rõ hệ thống thiết bị, bộ phận chịu trách nhiệm khởi tạo, quy trình lập và truyền nhận dữ liệu, cũng như phương án xử lý sự cố.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử hoặc nộp trực tiếp bằng văn bản.
• Hóa đơn mẫu: Thiết kế và gửi kèm hóa đơn mẫu đúng định dạng (thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc) để cơ quan thuế kiểm duyệt trước khi đưa vào sử dụng thực tế.

3. Nguyên tắc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Văn bản hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc lập hóa đơn điện tử và cơ chế chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy khi có nhu cầu:

• Nguyên tắc lập hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng dữ liệu quy định, chứa đầy đủ các nội dung bắt buộc như thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa dịch vụ, thuế suất, tổng tiền và phải có chữ ký số hợp lệ của người bán.
• Chuyển đổi sang hóa đơn giấy: Người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông trên đường hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ, đối chiếu kế toán của người mua. Việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện một (01) lần duy nhất.
• Điều kiện của hóa đơn chuyển đổi: Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; phải có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi (ví dụ: "Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử"); và phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi hợp pháp.

4. Quy định về lưu trữ và bảo quản dữ liệu hóa đơn điện tử

Công tác lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Kế toán và giao dịch điện tử:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu gốc, bảo đảm khả năng truy cập, kết xuất và đọc được thông tin trực quan khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng.
• Doanh nghiệp phải xây dựng giải pháp sao lưu dự phòng (backup) định kỳ để phòng ngừa các sự cố hỏng hóc phần cứng, phần mềm hoặc các thảm họa an ninh mạng gây mất mát dữ liệu.
• Phải cung cấp công cụ tra cứu trực tuyến trên website của doanh nghiệp hoặc của nhà cung cấp giải pháp để người mua hàng và cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu, xác thực tính hợp pháp của hóa đơn.