Tóm tắt Công văn 84/CT-TTHT năm 2017 về chính sách thuế hóa đơn điện tử

Công văn 84/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh về các quy định, thủ tục và chính sách thuế liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật trong quá trình chuyển đổi số và áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các nội dung chính sách cốt lõi về hóa đơn điện tử

Dưới đây là các quy định chi tiết được phân tích và tổng hợp từ nội dung hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội:

1. Nguyên tắc khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế muốn sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống truyền nhận dữ liệu và nhân lực vận hành theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Trước khi sử dụng, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử.
• Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, không bị thay đổi hoặc định dạng lại trong suốt quá trình lưu trữ, truyền nhận và sử dụng.

2. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn

• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán... thì hai bên có thể thỏa thuận bằng văn bản về việc người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử.
• Đối với các trường hợp mua bán thông thường khác, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán, còn chữ ký điện tử của người mua sẽ thực hiện theo thỏa thuận giữa hai bên phù hợp với quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được thực hiện chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc ghi sổ kế toán, đối chiếu dữ liệu theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn giấy chuyển đổi trong trường hợp này phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký và ghi rõ họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng được trong thời gian lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.
• Doanh nghiệp phải có các biện pháp sao lưu, bảo mật dữ liệu để tránh việc mất mát, hư hỏng hoặc bị can thiệp trái phép vào hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử của đơn vị.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để xây dựng quy trình khởi tạo, lập và gửi hóa đơn đúng chuẩn. Đồng thời, việc nắm vững các quy định về chữ ký số và chuyển đổi hóa đơn sang chứng từ giấy sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.