Công văn 876/TCT-CS năm 2014 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp trong quá trình lập hóa đơn và xử lý các sai sót liên quan đến hóa đơn đã lập. Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi và hướng dẫn xử lý theo quy định tại văn bản này.

1. Hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập có sai sót

Công văn đưa ra hướng dẫn phân loại cụ thể theo từng trường hợp thực tế khi phát hiện hóa đơn đã lập bị sai sót (như sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, sai thuế suất, tiền thuế...):

• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Khi phát hiện sai sót, người bán và người mua phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (biên bản phải thể hiện rõ lý do thu hồi). Người bán thực hiện gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai này và lập lại hóa đơn mới theo đúng quy định để giao cho người mua.
• Trường hợp hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua và cả hai bên đã thực hiện kê khai thuế: Nếu sau đó mới phát hiện sai sót, người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng) cho hóa đơn số mấy, ký hiệu nào, ngày tháng năm bao nhiêu.

2. Trách nhiệm kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định, trách nhiệm kê khai của các bên được xác định như sau:

• Đối với người bán: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đã lập, người bán thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số bán và thuế đầu ra trên tờ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Đối với người mua: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh nhận được, người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua và thuế đầu vào tương ứng theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

3. Ý nghĩa thực tiễn và lưu ý áp dụng

Văn bản này giúp tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa chứng từ kế toán, tránh các rủi ro pháp lý về thuế như bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn hoặc bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Lưu ý: Mặc dù Công văn 876/TCT-CS hướng dẫn dựa trên các quy định tại thời điểm năm 2014 (Thông tư 64/2013/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC), hiện nay doanh nghiệp cần đối chiếu thêm với các quy định mới về hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC để thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót ở thời điểm hiện tại.