Công văn 1916/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành năm 2014 nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thống nhất thực hiện các quy định về phát hành hóa đơn, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển tiếp áp dụng Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp và cơ quan thuế liên quan đến thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, việc tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ khi thay đổi thông tin doanh nghiệp, và quy trình tiếp nhận hồ sơ của cơ quan thuế.

- Quy định về thông báo phát hành hóa đơn và thời hạn nộp

• Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để giám sát và quản lý.
• Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế và được niêm yết công khai tại các cơ sở dùng hóa đơn chậm nhất là năm ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
• Nội dung thông báo phát hành phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo mẫu quy định, bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ của đơn vị phát hành, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành).

- Xử lý hóa đơn đã đặt in, tự in trong giai đoạn chuyển tiếp

• Đối với các hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Thông tư số 64/2013/TT-BTC nhưng chưa sử dụng hết, nếu tổ chức, doanh nghiệp vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì được tiếp tục sử dụng mà không cần phải làm lại thủ tục thông báo phát hành mới, đảm bảo tính liên tục và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp có sự thay đổi về tên, địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã đặt in chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
• Đối với trường hợp thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp thực hiện đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh chữ in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra của cơ quan thuế

• Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn do doanh nghiệp gửi đến nhằm đảm bảo tính minh bạch và đúng pháp luật.
• Trường hợp phát hiện thông báo phát hành hóa đơn không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức, doanh nghiệp biết để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc phát hành và sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp trên địa bàn nhằm kịp thời phát hiện, ngăn chặn các hành vi gian lận, mua bán hóa đơn bất hợp pháp.