Tổng quan về Công văn 3814/TCT-CS năm 2018

Công văn 3814/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ sử dụng hóa đơn đối với các tổ chức, doanh nghiệp khi có sự thay đổi về thông tin đăng ký kinh doanh như tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở. Đây là văn bản hướng dẫn thực tiễn quan trọng giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, thuế.

Quy định về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn khi thay đổi tên hoặc địa chỉ

Căn cứ vào các quy định pháp luật về hóa đơn (đặc biệt là Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính), Công văn 3814/TCT-CS hướng dẫn cụ thể cho hai trường hợp thay đổi thông tin của doanh nghiệp:

• Trường hợp thay đổi tên hoặc địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu tên mới hoặc địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số TB04/AC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Trường hợp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy các số hóa đơn chưa sử dụng theo quy định pháp luật, sau đó tiến hành thông báo phát hành các hóa đơn mới theo thông tin doanh nghiệp đã thay đổi.

Thủ tục xử lý khi thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý

Đối với trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn khác dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết, quy trình thực hiện được quy định chặt chẽ như sau:

• Doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu số BC26/AC) cho cơ quan thuế nơi chuyển đi trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo.
• Thực hiện đóng dấu địa chỉ mới lên các tờ hóa đơn chưa sử dụng.
• Nộp Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số TB04/AC) kèm theo bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến để được chấp thuận tiếp tục sử dụng hóa đơn.

Ý nghĩa và lưu ý quan trọng đối với người nộp thuế

Việc áp dụng đúng tinh thần hướng dẫn của Công văn 3814/TCT-CS giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn và tránh lãng phí các phôi hóa đơn cũ đã phát hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý tuyệt đối không được sử dụng hóa đơn đã đóng dấu thông tin mới trước khi hoàn thành thủ tục nộp Mẫu TB04/AC cho cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn trước khi thông báo điều chỉnh thông tin có thể bị xác định là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng.