Giới thiệu về Công văn 2806/TCT-CS năm 2018

Công văn 2806/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp và hướng dẫn các vướng mắc liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các tổ chức, cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn trong giai đoạn chuyển đổi số và áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý thuế.

Quy định về việc sử dụng đồng thời hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Một trong những nội dung cốt lõi được làm rõ trong Công văn 2806/TCT-CS là nguyên tắc sử dụng song song hai hình thức hóa đơn. Cụ thể bao gồm các nguyên tắc sau:

• Doanh nghiệp được phép sử dụng đồng thời cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy (bao gồm hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế) để phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ của mình.
• Đối với mỗi lần bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cụ thể (trên cùng một giao dịch), doanh nghiệp chỉ được sử dụng một hình thức hóa đơn duy nhất. Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử cho khách hàng thì không được lập thêm hóa đơn giấy cho cùng giao dịch đó, và ngược lại.
• Việc áp dụng đồng thời phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các điều kiện về khởi tạo, phát hành và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn.

Điều kiện và thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Để việc áp dụng hóa đơn điện tử diễn ra hợp pháp và thông suốt, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và thủ tục hành chính sau:

• Doanh nghiệp phải có hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, thiết bị truyền thông và nhân lực đủ năng lực để thực hiện việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định.
• Trước khi chính thức sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, khởi tạo mẫu hóa đơn và thực hiện thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật của thông tin trên hóa đơn điện tử và sẵn sàng cung cấp dữ liệu hóa đơn cho cơ quan quản lý nhà nước khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

Trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan thuế quản lý

Công văn cũng nhấn mạnh vai trò giám sát và tuân thủ của các bên liên quan trong quá trình sử dụng hóa đơn:

• Đối với người nộp thuế: Phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin, dữ liệu trên hóa đơn điện tử đã phát hành. Đồng thời, phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ theo đúng thời hạn quy định.
• Đối với cơ quan thuế: Có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi nhất để doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, cơ quan thuế cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra nhằm phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi gian lận, mua bán hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.