Công văn 2300/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các tổ chức, cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn trong quá trình chuyển đổi số và thực hiện thủ tục thuế.

Theo hướng dẫn tại Công văn 2300/TCT-CS và các quy định pháp luật liên quan về hóa đơn điện tử, quy định về chữ ký của người mua được làm rõ như sau:

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua (như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, hóa đơn biên nhận...), thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Trường hợp các bên có thỏa thuận cụ thể về việc người mua phải ký số trên hóa đơn điện tử thì hóa đơn đó bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực giao dịch.
• Tổng cục Thuế giao cho Cục Thuế địa phương căn cứ vào tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh và hồ sơ giao dịch cụ thể của doanh nghiệp để hướng dẫn thực hiện đúng theo quy định pháp luật.

Công văn cũng tái khẳng định các nguyên tắc và điều kiện khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ nhu cầu quản lý, lưu trữ hoặc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa:

• Nguyên tắc chuyển đổi: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn bộ, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Điều kiện pháp lý: Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có dấu của người bán (trong trường hợp chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hoặc phục vụ lưu trữ kế toán).
• Ký hiệu nhận biết: Trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ví dụ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ") để tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, có ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn chuyển đổi chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để thanh toán hay giao dịch trừ trường hợp được chứng minh là khớp đúng với hóa đơn điện tử gốc.

Công văn 2300/TCT-CS năm 2018 đã tháo gỡ nhiều vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp trong việc áp dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là đơn giản hóa thủ tục đối với chữ ký của người mua. Hướng dẫn này giúp giảm thiểu chi phí, thời gian cho doanh nghiệp, đồng thời thúc đẩy tiến trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh lành mạnh.