Giới thiệu về Công văn 2942/TCT-CS năm 2018

Công văn 2942/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành vào năm 2018 nhằm hướng dẫn các vướng mắc liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt tập trung vào quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

- Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Theo nội dung hướng dẫn tại Công văn, việc áp dụng chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử được thực hiện theo các nguyên tắc cụ thể sau:

• Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua để đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn của thông tin dữ liệu.
• Tuy nhiên, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua thì có thể được xem xét miễn chữ ký điện tử của người mua.

- Điều kiện để người mua được miễn chữ ký điện tử

Để được miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện chặt chẽ sau:

• Có sự thỏa thuận bằng văn bản giữa người bán và người mua về việc không cần chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn.
• Doanh nghiệp bán hàng phải có đầy đủ các chứng từ chứng minh việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ và hoàn thành nghĩa vụ thanh toán giữa hai bên như: Hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hoặc các hóa đơn, chứng từ thương mại khác có liên quan.
• Doanh nghiệp phải gửi văn bản đề nghị kèm theo phương án kỹ thuật lên Cục Thuế quản lý trực tiếp để được xem xét và chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương

Công văn cũng phân định rõ trách nhiệm của các bên trong quá trình triển khai thực hiện:

• Đối với doanh nghiệp: Phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ đã thực hiện; lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ đối chiếu để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra.
• Đối với Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Có trách nhiệm căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, hồ sơ đề nghị và các quy định pháp luật hiện hành để xem xét, quyết định việc chấp thuận miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử cho từng trường hợp cụ thể, đảm bảo quản lý thuế hiệu quả và tránh thất thu ngân sách nhà nước.