Giới thiệu về Công văn 11750/CT-TTHT năm 2017

Công văn 11750/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế của người nộp thuế liên quan đến các tiêu thức trên hóa đơn điện tử, đặc biệt là quy định về chữ ký điện tử của người mua và điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung cốt lõi của Công văn 11750/CT-TTHT là làm rõ các trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn, giúp đơn giản hóa thủ tục giao dịch:

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu...) thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Trường hợp có sự thỏa thuận trước đó giữa hai bên về việc người mua phải ký điện tử trên hóa đơn thì hóa đơn đó bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực thanh toán.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn hướng dẫn chi tiết về quy trình và điều kiện pháp lý khi doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán hoặc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông:

• Nguyên tắc chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo tính đồng nhất thông tin.
• Ký hiệu nhận biết: Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng ghi: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Chữ ký và đóng dấu: Phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu xác nhận của người bán.
• Giá trị pháp lý: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã dịch chuyển và chữ ký, đóng dấu theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn.

Các tiêu thức bắt buộc khác trên hóa đơn điện tử

Bên cạnh các nội dung trên, Công văn 11750/CT-TTHT nhắc nhở doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính:

• Hóa đơn điện tử phải hiển thị đầy đủ các nội dung bắt buộc như: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.
• Chữ ký điện tử của người bán phải được ký bằng chữ ký số hợp pháp, còn hiệu lực tại thời điểm lập hóa đơn để đảm bảo tính chống chối bỏ.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản

Công văn 11750/CT-TTHT đã tháo gỡ nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Việc làm rõ quy định không bắt buộc chữ ký điện tử của người mua trong các giao dịch thông thường giúp giảm thiểu thủ tục hành chính, đẩy nhanh tiến độ giao dịch và tiết kiệm chi phí vận hành cho các bên tham gia.