Công văn 4839/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp về chữ ký điện tử của người mua và thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung cốt lõi của Công văn 4839/CT-TTHT là hướng dẫn chi tiết về các trường hợp người mua không nhất thiết phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử, cụ thể:

• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, hóa đơn biên nhận... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán (như khách hàng cá nhân, người mua lẻ) thì trên hóa đơn điện tử không cần thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Việc miễn chữ ký điện tử của người mua phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin và đúng bản chất của giao dịch thương mại phát sinh giữa hai bên.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn hướng dẫn cụ thể về nguyên tắc và điều kiện khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hoặc phục vụ công tác lưu trữ, ghi sổ kế toán:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo tính đồng nhất và chính xác của dữ liệu.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi hợp pháp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Yêu cầu về nội dung và định dạng của hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ khi đưa vào sử dụng, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

• Hóa đơn điện tử phải chứa đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành, bao gồm thông tin định danh của người bán, người mua, thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ, thuế suất và tổng tiền thanh toán.
• Định dạng hóa đơn điện tử phải đảm bảo khả năng lưu trữ, truyền nhận thông tin thông suốt và không thể bị thay đổi trái phép sau khi đã thực hiện ký số. Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản

Công văn 4839/CT-TTHT năm 2018 đóng vai trò là cơ sở pháp lý trực tiếp giúp các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh đơn giản hóa quy trình giao dịch. Việc làm rõ các trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua giúp đẩy nhanh tiến độ thanh toán, giảm thiểu chi phí vận hành và tạo điều kiện thuận lợi cho lộ trình chuyển đổi số toàn diện trong công tác quản lý tài chính - kế toán của doanh nghiệp.