Công văn 11748/CT-TTHT được ban hành bởi Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh năm 2017 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử. Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi và hướng dẫn nghiệp vụ được quy định tại công văn này.

1. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Công văn hướng dẫn cụ thể các trường hợp liên quan đến chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua hàng trên hóa đơn điện tử nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch thương mại:

• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và có các điều kiện công nghệ để thực hiện ký số, người mua thực hiện ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được từ người bán để hoàn tất giao dịch.
• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán (khách hàng cá nhân, người tiêu dùng cuối cùng) hoặc không có chữ ký số, hai bên mua và bán phải có văn bản thỏa thuận cụ thể về việc người mua không cần ký số trên hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là khách hàng lẻ, mua hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng trực tiếp và không có nhu cầu lấy hóa đơn để khấu trừ thuế hoặc tính vào chi phí hợp lý khi xác định nghĩa vụ thuế.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa trên đường hoặc lưu trữ chứng từ kế toán, doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo các nguyên tắc nghiêm ngặt:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn, chính xác toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc được khởi tạo trên hệ thống.
• Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng ghi nhận: "Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử".
• Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có chữ ký và dấu xác nhận hợp pháp của người đại diện theo pháp luật của bên bán.
• Hóa đơn chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hoặc phục vụ ghi sổ kế toán khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn của thông tin và các ký hiệu nhận biết theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Điều kiện khởi tạo và thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp muốn áp dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và hoàn thành thủ tục hành chính với cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

• Doanh nghiệp phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có hạ tầng kỹ thuật, đường truyền thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn.
• Có đội ngũ nhân sự đủ trình độ, năng lực để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật.
• Trước khi chính thức sử dụng, doanh nghiệp phải lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, thiết kế mẫu hóa đơn điện tử và gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử.

4. Quy định về lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử

Công văn nhấn mạnh trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc bảo đảm an toàn dữ liệu hóa đơn trong suốt quá trình hoạt động:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu gốc và phải đảm bảo khả năng truy cập, kết xuất và sử dụng được trong thời gian lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.
• Doanh nghiệp phải xây dựng các giải pháp sao lưu dự phòng, bảo vệ dữ liệu để tránh việc bị can thiệp, thay đổi, xóa bỏ hoặc phá hủy trái phép trong suốt thời hạn lưu trữ bắt buộc (10 năm đối với chứng từ kế toán).