Giới thiệu chung về Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6384:2009

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6384:2009 về Mã số vật phẩm - Mã số thương mại toàn cầu 12 chữ số (GTIN-12) - Yêu cầu kỹ thuật được xây dựng trên cơ sở hoàn toàn tương đương với các quy định của GS1 (GS1 General Specification và GS1 US). Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu kỹ thuật bắt buộc đối với cấu trúc, phương pháp phân bổ và thể hiện mã số GTIN-12, giúp các doanh nghiệp Việt Nam chuẩn hóa thông tin sản phẩm khi giao thương quốc tế, đặc biệt là tại thị trường Bắc Mỹ.

1. Phạm vi áp dụng (Điều 1)

• Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu kỹ thuật đối với mã số thương mại toàn cầu 12 chữ số (GTIN-12), bao gồm cấu trúc mã, nguyên tắc cấp mã và định dạng thể hiện trên vật phẩm.
• Áp dụng đối với tất cả các tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ có nhu cầu sử dụng mã GTIN-12 để định danh sản phẩm, quản lý chuỗi cung ứng và thực hiện trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).
• Mã GTIN-12 được thừa nhận và có giá trị sử dụng trên toàn cầu, đặc biệt tương thích hoàn toàn với hệ thống quét đầu đọc tại các điểm bán lẻ (POS) ở Mỹ và Canada.

2. Tài liệu viện dẫn (Điều 2)

Các tài liệu viện dẫn sau đây là tối cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu, đối với tài liệu không ghi năm công bố thì áp dụng bản mới nhất:

• TCVN 6512:2007 về Mã số mã vạch vật phẩm - Mã số cấu trúc 13 chữ số (GTIN-13) - Yêu cầu kỹ thuật.
• Tài liệu hướng dẫn kỹ thuật chung của tổ chức GS1 quốc tế (GS1 General Specifications).

3. Thuật ngữ và định nghĩa (Điều 3)

Tiêu chuẩn làm rõ các khái niệm cốt lõi phục vụ cho việc định dạng và quản lý mã số:

• Mã số thương mại toàn cầu (GTIN): Là mã số duy nhất trên thế giới dùng để nhận dạng một đơn vị thương mại (sản phẩm hoặc dịch vụ).
• Mã GTIN-12: Cấu trúc mã số gồm đúng 12 chữ số, được sử dụng chủ yếu cho các mặt hàng bán lẻ tại thị trường Bắc Mỹ (trước đây gọi là mã U.P.C.).
• Mã tiền tố doanh nghiệp GS1 (GS1 Company Prefix): Chuỗi số do tổ chức GS1 quốc gia cấp cho doanh nghiệp thành viên để đảm bảo tính đơn nhất của mã số doanh nghiệp trên toàn cầu.
• Số phân định vật phẩm (Item Reference): Chuỗi số do chính doanh nghiệp sở hữu mã tiền tố tự gán cho từng loại sản phẩm cụ thể của mình.
• Số kiểm tra (Check Digit): Chữ số cuối cùng (chữ số thứ 12) dùng để kiểm tra tính chính xác của toàn bộ dãy số trước đó khi quét qua thiết bị đọc.

4. Cấu trúc mã số GTIN-12 (Điều 4)

Mã số GTIN-12 có cấu trúc gồm 12 chữ số liên tục, không có khoảng trống, được chia thành ba thành phần chính từ trái sang phải:

• Mã tiền tố doanh nghiệp GS1: Có độ dài linh hoạt từ 6 đến 10 chữ số. Tiền tố này bắt đầu bằng các chữ số được GS1 quốc tế phân bổ riêng cho GS1 US (Mỹ) và GS1 Canada.
• Mã phân định vật phẩm: Có độ dài từ 5 đến 1 chữ số (tùy thuộc vào độ dài của mã tiền tố doanh nghiệp). Tổng số chữ số của mã tiền tố doanh nghiệp và mã phân định vật phẩm luôn luôn cố định là 11 chữ số. Doanh nghiệp phải tự quản lý để không cấp trùng mã phân định cho các sản phẩm khác nhau.
• Số kiểm tra: Chiếm vị trí thứ 12 ở cuối dãy số, được tính toán theo thuật toán Modulo 10 dựa trên 11 chữ số đứng trước.

5. Phương pháp tính số kiểm tra cho mã GTIN-12

Để đảm bảo tính chính xác của mã số khi quét, số kiểm tra ở vị trí thứ 12 được tính toán theo các bước kỹ thuật bắt buộc sau:

• Bước 1: Đánh số các vị trí từ phải sang trái, bắt đầu từ vị trí số 2 (chữ số sát số kiểm tra) đến vị trí số 12 (chữ số đầu tiên bên trái).
• Bước 2: Nhân giá trị của các chữ số ở vị trí lẻ (vị trí 3, 5, 7, 9, 11) với hệ số 1.
• Bước 3: Nhân giá trị của các chữ số ở vị trí chẵn (vị trí 2, 4, 6, 8, 10, 12) với hệ số 3.
• Bước 4: Cộng tất cả các kết quả tích thu được ở Bước 2 và Bước 3 để có tổng số (S).
• Bước 5: Lấy số bội của 10 lớn hơn hoặc bằng và gần nhất với tổng (S) trừ đi (S). Kết quả hiệu số chính là số kiểm tra. Nếu tổng (S) chia hết cho 10 thì số kiểm tra bằng 0.

6. Nguyên tắc quản lý và sử dụng mã GTIN-12

• Doanh nghiệp không được tự ý thay đổi cấu trúc mã số hoặc tự ý cấp mã tiền tố doanh nghiệp khi chưa được tổ chức GS1 có thẩm quyền cấp quyền sử dụng hợp pháp.
• Mỗi biến thể của sản phẩm (khác nhau về kích thước, màu sắc, trọng lượng, kiểu bao bì) bắt buộc phải được cấp một mã GTIN-12 riêng biệt để tránh nhầm lẫn trong quản lý kho và thanh toán.
• Khi doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Mỹ hoặc Canada và được đối tác yêu cầu sử dụng mã GTIN-12, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thông qua GS1 Việt Nam để được cấp mã tiền tố doanh nghiệp tương thích.