Điều 18 Thông tư liên tịch 04/2026/TTLT-BCA-BQP-VKSNDTC-TANDTC hướng dẫn Khoản 5 Điều 131, Khoản 3 Điều 132, Điều 141 Bộ luật Tố tụng hình sự do Bộ trưởng Bộ Công an - Bộ trưởng Bộ Quốc phòng - Viện trưởng Viện kiểm sát Nhân dân tối cao - Chánh án Tòa án Nhân dân tối cao ban hành

1. Cơ sở dữ liệu hồ sơ vụ án được thiết kế theo khung quản trị, quản lý dữ liệu quốc gia, theo mô hình phân tán - kết nối tập trung, bảo đảm tính chủ động, bảo mật và liên thông giữa các bộ, ngành. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ vụ án phải bảo đảm cấu trúc dữ liệu, chuẩn dữ liệu, chuẩn dữ liệu dùng chung, đáp ứng yêu cầu thống kê, phân tích, đánh giá phục vụ chỉ đạo điều hành của cơ quan, người có thẩm quyền, lưu trữ, chia sẻ, liên thông, giao, nhận tài liệu phù hợp với thực tế.

2. Mỗi bộ, ngành xây dựng, quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu hồ sơ vụ án riêng để lưu trữ, quản lý toàn bộ văn bản tố tụng, tài liệu, chứng cứ, dữ liệu điện tử được số hoá, ký số và quản lý thống nhất theo mã hồ sơ điện tử duy nhất cho mỗi vụ án theo cấu trúc dữ liệu, chuẩn dữ liệu, chuẩn dữ liệu dùng chung. Có cơ chế đồng bộ dữ liệu tự động hoặc bán tự động, bảo đảm khi một cơ quan lập, sửa đổi, bổ sung hồ sơ số hóa thì các cơ quan liên quan cập nhật tự động kịp thời.

3. Thực hiện kết nối cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án của các bộ, ngành với cơ sở dữ liệu dùng chung đặt tại Trung tâm dữ liệu quốc gia, với cơ sở dữ liệu về thi hành tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác và hệ thống thông tin thông qua nền tảng chia sẻ, điều phối dữ liệu bảo đảm tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định về định danh, xác thực và mã hóa dữ liệu, ghi nhật ký giao dịch, báo diễn biến và tự động đồng bộ khi phát sinh thay đổi. Kết nối từ cấp cơ sở đến trung ương đảm bảo đường truyền riêng biệt, tốc độ cao, an toàn. Trang bị hệ thống sao lưu đa lớp định kỳ, phục hồi nhanh khi có sự cố, có lưu trữ dự phòng tài liệu tại Trung tâm dữ liệu của từng ngành.

4. Thiết lập cơ sở dữ liệu dùng chung đóng vai trò trung gian điều phối, quản lý danh mục và trạng thái các hồ sơ, quyết định, bản án được phép chia sẻ giữa các cơ quan. Cơ sở dữ liệu không lưu toàn bộ nội dung chi tiết hồ sơ, mà chỉ lưu thông tin định danh và bản ghi trạng thái, bảo đảm nguyên tắc chia sẻ có chọn lọc, đúng thẩm quyền, phục vụ việc đồng bộ, cảnh báo, nhắc việc tự động giữa các phần mềm của các cơ quan.