Điều 11 Thông tư 56/2025/TT-BCA quy định lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân do Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

a) Mã đăng ký yêu cầu thu nộp (nếu đăng ký trên Hệ thống);

b) Mã đơn vị thu nộp;

c) Tên đơn vị thu nộp;

d) Tên hồ sơ;

đ) Tổng số gói SIP, AIP;

e) Tổng số hồ sơ, tài liệu theo đăng ký;

g) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã được duyệt nộp (tính toán các lần);

h) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã đưa vào Hệ thống;

i) Tổng số trang và dung lượng;

k) Thời gian tiếp nhận.

Hệ thống tự động cập nhật trạng thái tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến tài khoản đơn vị nộp và các tài khoản liên quan (nếu có).

a) Kiểm tra sự trùng lặp của hồ sơ, tài liệu

Hệ thống thực hiện quét thông tin hồ sơ, tài liệu để kiểm tra tính trùng lặp và không tiếp nhận đối với những hồ sơ, tài liệu trùng lặp với hồ sơ, tài liệu trong cùng lần nộp.

Trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu đã có trong Hệ thống, Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết Mục lục văn bản, tài liệu trong hai hồ sơ, tài liệu, sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện lưu trữ số sẽ quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận đối với từng hồ sơ, tài liệu cụ thể.

Kiểm tra dữ liệu gói tin và chi tiết dữ liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu; chi tiết nội dung tệp tin đính kèm của văn bản, tài liệu; kết quả đối với từng văn bản, tài liệu: đạt, không đạt (nêu rõ lý do).

b) Kiểm tra nội dung và thời hạn lưu trữ

Sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện lưu trữ số rà soát từng hồ sơ, tài liệu và đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; rà soát từng văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện lưu trữ số tổng hợp kết quả và hoàn thành Báo cáo xử lý nghiệp vụ, gồm các thông tin: tổng số hồ sơ, tài liệu đề xuất thu nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu có kết quả đạt; tổng số hồ sơ, tài liệu có kết quả không đạt (nêu rõ lý do); đề xuất đối với đơn vị thu nộp (nếu có); đề xuất đối với người phê duyệt; trình Báo cáo đến người có thẩm quyền phê duyệt.

a) Lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử trong Công an nhân dân tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu thống nhất lập các biên bản sau: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử; Biên bản hồ sơ, tài liệu trả lại theo Danh sách hồ sơ, tài liệu không được phê duyệt vào lưu trữ số;

b) Thống nhất ký các biên bản;

c) Báo cáo cơ quan, đơn vị quản lý;

d) Lập hồ sơ quá trình thu nộp hồ sơ, tài liệu.