Chương 2 Thông tư 56/2025/TT-BCA quy định lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân do Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

a) Được xác thực số bởi đơn vị, cá nhân tạo ra tài liệu hoặc có yếu tố xác định được nguồn gốc của tài liệu;

b) Bảo đảm an ninh, an toàn, toàn vẹn của tài liệu từ lúc khởi tạo hoàn chỉnh đến trước khi đưa ra sử dụng;

c) Có dấu hiệu nhận biết do được số hóa và được đơn vị, cá nhân có thẩm quyền xác thực;

d) Quản lý, truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

a) Đơn vị, cá nhân tạo ra tài liệu;

b) Đơn vị, cá nhân nhận được tài liệu do đơn vị, cá nhân tạo ra tài liệu gửi đến;

c) Lưu trữ số hiện hành xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

a) Tham mưu, tổ chức thực thi, giám sát các chính sách, quy định, kiểm tra, giám sát dữ liệu;

b) Thực hiện quản trị dữ liệu, quản lý thiết kế và mô hình hóa dữ liệu; quản lý việc tích hợp và chia sẻ dữ liệu, quản lý chất lượng dữ liệu; an toàn dữ liệu; quản lý dữ liệu chủ của cơ sở dữ liệu;

c) Bảo đảm duy trì hoạt động bình thường của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phục vụ thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu;

d) Thực hiện các hoạt động quy định tại Điều 7 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và quy định của pháp luật khác liên quan;

đ) Xây dựng quy chế vận hành, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

a) Trường hợp đơn vị đã thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong Hệ thống thì thực hiện thu nộp hồ sơ lưu trữ số;

b) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống thì cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_hoso quy định tại Điều 17 của Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

a) Trường hợp đơn vị chưa thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong quá trình giải quyết công việc và Hệ thống có tính năng tìm kiếm thông bảo đảm khả năng liên kết các tài liệu rời lẻ và hiển thị theo chủ đề, theo quá trình giải quyết công việc hoặc theo yêu cầu của người dùng thì thực hiện thu nộp hồ sơ, tài liệu;

b) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống thì cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_tailieu quy định tại Điều 17 Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

a) Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp trên Hệ thống;

b) Có ý kiến bằng văn bản về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (nếu có);

c) Trả lời xác nhận đồng ý hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống và có lý do cụ thể.

a) Không đúng thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ;

b) Thông tin khai báo chưa rõ ràng, chưa đầy đủ;

c) Tổng dung lượng hồ sơ, tài liệu dự kiến thu nộp vượt quá năng lực xử lý của Hệ thống. Trường hợp này, lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử có phương án xử lý và thông báo kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đến đơn vị nộp.

a) Mã đăng ký yêu cầu thu nộp (nếu đăng ký trên Hệ thống);

b) Mã đơn vị thu nộp;

c) Tên đơn vị thu nộp;

d) Tên hồ sơ;

đ) Tổng số gói SIP, AIP;

e) Tổng số hồ sơ, tài liệu theo đăng ký;

g) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã được duyệt nộp (tính toán các lần);

h) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã đưa vào Hệ thống;

i) Tổng số trang và dung lượng;

k) Thời gian tiếp nhận.

Hệ thống tự động cập nhật trạng thái tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến tài khoản đơn vị nộp và các tài khoản liên quan (nếu có).

a) Kiểm tra sự trùng lặp của hồ sơ, tài liệu

Hệ thống thực hiện quét thông tin hồ sơ, tài liệu để kiểm tra tính trùng lặp và không tiếp nhận đối với những hồ sơ, tài liệu trùng lặp với hồ sơ, tài liệu trong cùng lần nộp.

Trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu đã có trong Hệ thống, Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết Mục lục văn bản, tài liệu trong hai hồ sơ, tài liệu, sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện lưu trữ số sẽ quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận đối với từng hồ sơ, tài liệu cụ thể.

Kiểm tra dữ liệu gói tin và chi tiết dữ liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu; chi tiết nội dung tệp tin đính kèm của văn bản, tài liệu; kết quả đối với từng văn bản, tài liệu: đạt, không đạt (nêu rõ lý do).

b) Kiểm tra nội dung và thời hạn lưu trữ

Sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện lưu trữ số rà soát từng hồ sơ, tài liệu và đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; rà soát từng văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện lưu trữ số tổng hợp kết quả và hoàn thành Báo cáo xử lý nghiệp vụ, gồm các thông tin: tổng số hồ sơ, tài liệu đề xuất thu nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu có kết quả đạt; tổng số hồ sơ, tài liệu có kết quả không đạt (nêu rõ lý do); đề xuất đối với đơn vị thu nộp (nếu có); đề xuất đối với người phê duyệt; trình Báo cáo đến người có thẩm quyền phê duyệt.

a) Lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử trong Công an nhân dân tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu thống nhất lập các biên bản sau: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử; Biên bản hồ sơ, tài liệu trả lại theo Danh sách hồ sơ, tài liệu không được phê duyệt vào lưu trữ số;

b) Thống nhất ký các biên bản;

c) Báo cáo cơ quan, đơn vị quản lý;

d) Lập hồ sơ quá trình thu nộp hồ sơ, tài liệu.

a) Tài liệu lưu trữ số tiếp cận có điều kiện bao gồm tài liệu có chứa bí mật nhà nước và các tài liệu quy định tại Nghị định số 113/2025/NĐ-CP.

b) Đối với tài liệu lưu trữ số không chứa bí mật nhà nước, Công an các đơn vị trực thuộc Bộ và Công an cấp tỉnh lập danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện thuộc phạm vi quản lý, gửi lấy ý kiến thống nhất của Văn phòng Bộ Công an, báo cáo đồng chí Bộ trưởng phê duyệt danh mục.

a) Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số

Bộ trưởng Bộ Công an có thẩm quyền duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài.

Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương, Trưởng Công an cấp xã có thẩm quyền duyệt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số thuộc quản lý cho Công an các đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lượng Công an nhân dân và cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước.

Lãnh đạo đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ số thuộc Công an các đơn vị, địa phương có thẩm quyền duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của sĩ quan, hạ sĩ quan trong Công an đơn vị, địa phương.

Chánh Văn phòng Bộ Công an, Giám đốc Công an cấp tỉnh quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử do đơn vị, địa phương quản lý.

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ số trong Hệ thống.

Bước 2: Để đăng ký tài khoản, sĩ quan, hạ sĩ quan, các tổ chức, cá nhân ngoài Công an nhân dân (sau đây gọi chung là người dùng) khai báo thông tin cấp tài khoản (họ, tên; mã định danh công dân; số điện thoại,...).

Bước 3: Lưu trữ số hiện hành hoặc lưu trữ số lịch sử tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt yêu cầu và cho ý kiến đồng ý hoặc từ chối đối với từng hồ sơ, tài liệu. Thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu đến người dùng gồm các thông tin: hồ sơ, tài liệu được duyệt; thời gian đọc (Hệ thống tự động hiển thị); hồ sơ, tài liệu chưa hoặc không được duyệt kèm lý do. Thời gian đọc tài liệu lưu trữ số không quá 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt.

Bước 4: Người dùng lựa chọn những hồ sơ, tài liệu cần đọc và gửi yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ. Người dùng nhập mục đích sử dụng tài liệu, cung cấp bằng chứng trong trường hợp đặc biệt hoặc được ưu tiên, rà soát thông tin về yêu cầu đọc và gửi yêu cầu đọc trên Hệ thống.

Bước 5: Hệ thống trả kết quả cho người dùng theo yêu cầu khai thác

c) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại Điều 38, 39, 40, 41, 42 và 43 Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

a) Nghiên cứu, tư vấn giúp lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương xác định thời hạn lưu trữ, lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ cấp trên; xem xét, đánh giá lại Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị; thực hiện việc kiểm tra tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống; trường hợp cần thiết có thể đề xuất kéo dài thời hạn lưu trữ cho những tài liệu số đã hết thời hạn lưu trữ.

b) Xem xét, thông qua Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị để đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định cho tiêu hủy theo quy định.

a) Đại diện lãnh đạo đơn vị thuộc Công an đơn vị, địa phương trực tiếp lưu giữ tài liệu số là chủ tịch Hội đồng. Đối với Công an cấp xã, đồng chí lãnh đạo Công an cấp xã phụ trách công tác lưu trữ là chủ tịch.

b) Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ số của Công an đơn vị, địa phương là ủy viên. Đối với Công an cấp xã, sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện lưu trữ số là ủy viên.

c) Sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công thực hiện lưu trữ số là thư ký Hội đồng. Đối với Công an cấp xã, trường hợp sĩ quan, hạ sĩ quan được phân công kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân là người trực tiếp lưu giữ tài liệu số thì phân công sĩ quan, hạ sĩ quan khác là thư ký Hội đồng.

a) Danh mục tài liệu số hết giá trị;

b) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu số;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu số;

d) Quyết định hủy tài liệu số hết giá trị;

đ) Biên bản hủy tài liệu số hết giá trị;

e) Các tài liệu khác có liên quan.