Chương 1 Thông tư 56/2025/TT-BCA quy định lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân do Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

1. Thông tư này quy định về lưu trữ số tài liệu, xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.

2. Thông tư này áp dụng đối với Công an các đơn vị, địa phương và cá nhân, tổ chức có liên quan đến lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.

1. Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các thông tin dưới dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số để quản lý, khai thác, sử dụng trên thiết bị điện tử. Các thông tin chuyển đổi sẽ được tổ chức lưu trữ thành dạng thức byte và bit. Số hóa tài liệu không làm thay đổi thông tin hay dữ liệu, mà chỉ chuyển đổi hình thức thể hiện lưu trữ từ dạng vật lý, thủ công sang dạng kỹ thuật số.

2. Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến là hoạt động lưu giữ tài liệu hình thành phổ biến dưới định dạng kỹ thuật số nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ.

3. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình chỉ đạo, theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo Bộ Công an, Công an các đơn vị, địa phương và các bộ ngành có liên quan.

4. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử thành hồ sơ điện tử.

5. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an là tập hợp dữ liệu của tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an, được sắp xếp, quản lý, tổ chức để truy cập, chia sẻ, khai thác và cập nhật thông qua phần mềm ứng dụng.

6. Nghiệp vụ lưu trữ số là việc số hóa, thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu, hủy tài liệu.

7. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (gọi tắt là Hệ thống) là hệ thống phần mềm của Kho Lưu trữ số được thiết lập nhằm thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và quản lý cơ sở tài liệu lưu trữ.

8. Kho lưu trữ số tài liệu là cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ số.

9. Bản sao tài liệu lưu trữ số là bản in, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ số.

1. Hoạt động lưu trữ số trong Công an nhân dân được thống nhất, quản lý, chỉ đạo, thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ công tác của Công an các đơn vị, địa phương.

3. Bảo đảm quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ số của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. Quản lý tài liệu lưu trữ số theo phông lưu trữ, dữ liệu chủ, bảo đảm tính khoa học, hệ thống và tính liên tục lịch sử của tài liệu lưu trữ.

5. Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo mật, toàn vẹn, lưu trữ lâu dài tài liệu và thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

6. Quản lý tài liệu lưu trữ số có nội dung thuộc bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và cơ yếu.

1. Tài liệu lưu trữ số là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, Ngành Công an qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.

2. Tài liệu lưu trữ số có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn để nghiên cứu, học tập phục vụ công tác bảo vệ an ninh quốc gia, bảo đảm trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng chống tội phạm.

1. Chuyển giao, cung cấp trái phép, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ số do cơ quan có thẩm quyền của Bộ Công an quản lý.

2. Cố ý làm hư hỏng, làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; hủy trái phép tài liệu lưu trữ số và dữ liệu của tài liệu lưu trữ.

3. Sử dụng tài liệu lưu trữ số để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, cộng đồng.

4. Lưu giữ, truyền đưa tài liệu lưu trữ số thuộc danh mục bí mật nhà nước trên đường truyền chưa được mã hóa cơ yếu.