Điều 9 Thông tư 53/2012/TT-BGDĐT quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện tử tại sở, phòng giáo dục và đào tạo và cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông và thường xuyên do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

1. Cán bộ, giáo viên, nhân viên của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục dùng hộp thư điện tử theo tên miền riêng khi giao dịch công tác.

2. Công khai danh mục địa chỉ thư điện tử của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, giáo viên, nhân viên trên cổng thông tin điện tử.

3. Các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục xây dựng quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử trong đơn vị. Trong đó, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc thiết lập, duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử, trách nhiệm sử dụng hộp thư điện tử cá nhân, hộp thư điện tử cơ quan; quy định rõ quy trình xử lý công việc qua sử dụng hệ thống thư điện tử, những nội dung bắt buộc, khuyến khích được trao đổi qua hệ thống thư điện tử.

4. Cán bộ được giao quản lý các hộp thư điện tử của đơn vị công tác có trách nhiệm hàng ngày kiểm tra, xử lý thông tin.

5. Khi cần thiết, người nhận thư điện tử cần có trách nhiệm xác thực lại nguồn gốc nội dung thư với người gửi qua các hình thức liên lạc khác.

6. Văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử theo đúng quy định của pháp luật, được đảm bảo xác thực trong giao dịch điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch nội bộ cơ quan, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi có thể không phải gửi thêm văn bản giấy.

7. Gửi, nhận thông tin qua hệ thống thư điện tử: Các văn bản có thể được gửi đính kèm theo thư điện tử hoặc được thông báo về việc tải về từ trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục.

8. Tổ chức nhóm thư điện tử phục vụ công tác gửi thư điện tử đến từng nhóm đối tượng.