1. Phạm vi điều chỉnh: Văn bản này quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử (e-mail) và cổng thông tin điện tử tại các sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo và các cơ sở giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên để đảm bảo công tác thông tin, liên lạc trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, phục vụ công tác quản lý, điều hành, công khai thông tin của cơ quan quản lý giáo dục cấp sở, phòng và các cơ sở giáo dục trực thuộc.

2. Đối tượng áp dụng của Thông tư này bao gồm:

Thông tư này áp dụng đối với các sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo (sau đây gọi chung là cơ quan quản lý giáo dục), cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông và cơ sở giáo dục thường xuyên (sau đây gọi chung là các cơ sở giáo dục), các tổ chức và cá nhân có liên quan.

1. Trang thông tin điện tử (website) là nơi cung cấp, trao đổi thông tin công khai trên mạng Internet. Trang thông tin điện tử có thể bao gồm nhiều trang thông tin (trang web), trong đó có Trang đầu hay Trang nhất (Home page) là trang hiển thị ra đầu tiên khi mở Trang thông tin điện tử. Thông tin trên các trang web được truyền tải bằng kỹ thuật đa phương tiện (multimedia) qua mạng Internet: văn bản, âm thanh, tiếng nói, đồ hoạ, biểu đồ, hình ảnh, video và truyền hình trực tiếp. Có thể truy cập đến thông tin của các trang web khác nhờ các siêu liên kết (Hyperlinks).

2. Cổng thông tin điện tử (Portal) là Trang thông tin điện tử tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và ứng dụng theo một phương thức thống nhất, thông qua một điểm truy cập duy nhất đối với người sử dụng.

Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục sau đây được gọi chung là Cổng thông tin điện tử. Cổng thông tin điện tử có thể có nhiều trang thành viên, trang chuyên đề.

3. Họp qua web (Web conference) là hình thức tổ chức phòng họp trực tuyến và lớp học trực tuyến qua web, trong đó các bên tham gia có thể trao đổi thông tin qua hình ảnh video, âm thanh, tiếng nói, bài trình chiếu, chia sẻ hình ảnh màn hình, chia sẻ tệp dữ liệu, gõ văn bản trao đổi tức thời (chat), bỏ phiếu thăm dò cùng một số tiện ích khác.

4. Thuyết trình qua web (Webinar) là hình thức phát quảng bá thông tin một chiều tới nhiều người tham dự qua việc truy cập một trang web nhất định; thông tin bao gồm các sự kiện như bài giảng, bài báo cáo, bài thuyết trình, có thể kèm hình và tiếng của báo cáo viên.

5. Tên miền (Domain name) là tên định danh cho một địa chỉ tài nguyên trên Internet. Tên miền của ngành giáo dục Việt Nam có phần đuôi là edu.vn

6. Thư điện tử (e-mail) là phương tiện liên lạc, trao đổi thông tin thông qua các hộp thư điện tử trên Internet của các tổ chức và cá nhân. Mỗi hộp thư có tên gồm @.

7. Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng. Dịch vụ công trực tuyến được đánh giá theo các mức độ:

8. Văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

1. Tên miền của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục là tên đăng ký sở hữu của cơ sở đó trên mạng Internet. Tên miền của các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục tại Việt Nam phải là tên miền cấp hai, có dạng edu.vn (sau đây gọi tắt là Tên miền riêng). Tên miền được dùng để tạo lập thư điện tử và trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử.

2. Tên miền riêng của các cơ quan quản lý giáo dục có dạng tên-tỉnh.edu.vn và tên-huyện.edu.vn hoặc tênhuyện-têntỉnh.edu.vn khi có sự trùng tên huyện giữa nhiều tỉnh, thành phố.

3. Cơ sở giáo dục có thể có tên miền riêng hoặc không có do có thể khai thác dùng chung dịch vụ tên miền của sở giáo dục và đào tạo hoặc của phòng giáo dục và đào tạo.

4. Tên miền của cơ sở giáo dục có thể dùng thêm ký hiệu:

5. Tên miền là tài sản vô hình có giá trị pháp lý. Các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục có trách nhiệm mua tên miền của mình qua các nhà cung cấp dịch vụ Internet.

1. Tên hộp thư của các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục có dạng chung là edu.vn

Tên-người-dùng@Tên-cơ-sở-giáo-dục.edu.vn

Tên-người-dùng là tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh, tên đầy đủ hoặc tên viết tắt; Tên riêng của từng cá nhân, tên các phòng, ban, tổ bộ môn… trực thuộc.

Tên-cơ-sở-giáo-dục (tên-trường, tên-trungtâm) có thể có thêm tên tỉnh, tên huyện khi có sự trùng lặp tên.

2. Tên hộp thư điện của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có dạng:

Tên-người-dùng@moet.edu.vn

3. Tên hộp thư của sở giáo dục và đào tạo có dạng:

Tên-người-dùng@tên-tỉnh.edu.vn

như @bacninh.edu.vn, @tpHCM.edu.vn …

4. Tên hộp thư của phòng giáo dục và đào tạo có dạng:

Tên-người-dùng@tên-huyện.edu.vn

như @badinh.edu.vn, @quynhluu.edu.vn…

5. Tên hộp thư của trường có dạng:

Tên-người-dùng@tên-trường.edu.vn

như @C3tranphu-hanoi.edu.vn

hoặc @C3tranphu.hanoi.edu.vn

6. Tên hộp thư của Trung tâm giáo dục có dạng:

Tên-người-dùng@tên-trungtâm.edu.vn

Tên-trungtâm có thể chứa thành phần tên xã/phường, huyện/quận

như @TXbadinh-hanoi.edu.vn là Trung tâm Giáo dục thường xuyên quận Ba Đình, Hà Nội.

hoặc @TXbadinh.hanoi.edu.vn

Các cơ sở giáo dục có thể dùng thư điện tử với tên miền của Bộ, của sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo, không nhất thiết phải thiết lập hệ thống thư điện tử riêng của trường học hoặc trung tâm.

Như: C3tranphu-hanoi@moet.edu.vn

hoặc C3tranphu@hanoi.edu.vn

7. Địa chỉ thư điện tử có tên miền riêng được sử dụng như là một yếu tố nhận dạng người sử dụng. Không sử dụng địa chỉ thư điện tử của các mạng xã hội (như @gmail.com, @yahoo.com, @vnn.vn…) trong giao dịch công tác.

1. Sử dụng các dịch vụ thư điện tử được cung cấp hoàn toàn miễn phí, theo tên miền riêng của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục từ một nhà cung cấp dịch vụ (như dịch vụ Google App). Các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục nhận được quyền quản trị cao nhất đối với hệ thống thư điện tử của mình.

2. Tự thiết lập hệ thống máy chủ thư điện tử để dùng riêng khi có đủ điều kiện về trang thiết bị máy chủ, đường truyền, phần mềm và nhân lực vận hành.

1. Cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục có trách nhiệm cung cấp miễn phí hộp thư điện tử theo tên miền riêng cho:

Cán bộ, giáo viên, nhân viên thuộc cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục;

Các đơn vị, phòng, ban, tổ bộ môn trực thuộc;

Cục CNTT, Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hộp thư này có chức năng chuyển tiếp các thư thông báo toàn ngành khi cần thiết.

2. Cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục thiết lập các hộp thư điện tử theo chức danh công tác.

3. Đối với các trường trung học phổ thông, khuyến khích cấp hộp thư điện tử cho học sinh.

4. Một cá nhân có thể quản lý nhiều hộp thư điện tử: hộp thư cá nhân, hộp thư theo chức vụ, hộp thư theo tên đơn vị.

1. Nhóm các trường trung học phổ thông;

2. Nhóm các trường trung học cơ sở;

3. Nhóm các trường tiểu học;

4. Nhóm các trường mầm non;

5. Nhóm các trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm hướng nghiệp, dạy nghề, trung tâm học tập cộng đồng.

Các trường có nhiều cấp học có trách nhiệm đăng ký là thành viên nhóm có cấp học do trường quản lý.

1. Sở giáo dục và đào tạo có các hộp thư @moet.edu.vn sau:

Trong đó:

Tên-Sở = So + Tên tỉnh/thành viết liền không dấu

= SoHaNoi, SoThaiBinh, SotpHCM…

2. Phòng giáo dục và đào tạo có hộp thư điện tử @moet.edu.vn sau:

Pgd.@moet.edu.vn

Như: pgdbadinh.hanoi@moet.edu.vn

3. Trường học có hộp thư điện tử @moet.edu.vn như sau:

C0.@moet.edu.vn

C1.@moet.edu.vn

C2.@moet.edu.vn

C3.@moet.edu.vn

4. Các Trung tâm có hộp thư điện tử @moet.edu.vn như sau:

TX.@moet.edu.vn

TN.@moet.edu.vn

TH.@moet.edu.vn

TC..@moet.edu.vn

1. Cán bộ, giáo viên, nhân viên của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục dùng hộp thư điện tử theo tên miền riêng khi giao dịch công tác.

2. Công khai danh mục địa chỉ thư điện tử của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, giáo viên, nhân viên trên cổng thông tin điện tử.

3. Các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục xây dựng quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử trong đơn vị. Trong đó, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc thiết lập, duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử, trách nhiệm sử dụng hộp thư điện tử cá nhân, hộp thư điện tử cơ quan; quy định rõ quy trình xử lý công việc qua sử dụng hệ thống thư điện tử, những nội dung bắt buộc, khuyến khích được trao đổi qua hệ thống thư điện tử.

4. Cán bộ được giao quản lý các hộp thư điện tử của đơn vị công tác có trách nhiệm hàng ngày kiểm tra, xử lý thông tin.

5. Khi cần thiết, người nhận thư điện tử cần có trách nhiệm xác thực lại nguồn gốc nội dung thư với người gửi qua các hình thức liên lạc khác.

6. Văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử theo đúng quy định của pháp luật, được đảm bảo xác thực trong giao dịch điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch nội bộ cơ quan, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi có thể không phải gửi thêm văn bản giấy.

7. Gửi, nhận thông tin qua hệ thống thư điện tử: Các văn bản có thể được gửi đính kèm theo thư điện tử hoặc được thông báo về việc tải về từ trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục.

8. Tổ chức nhóm thư điện tử phục vụ công tác gửi thư điện tử đến từng nhóm đối tượng.

1. Cổng thông tin điện tử là nơi các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục công bố công khai, đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin của mình qua môi trường mạng Internet.

2. Thông tin trên cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục có giá trị pháp lý.

3. Cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục là tiêu chí quan trọng để tự thể hiện năng lực, trách nhiệm công khai thông tin đối với xã hội và phải chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật.

4. Xây dựng mối quan hệ trực tuyến giữa cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục với các tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế theo quy định của pháp luật.

5. Cổng thông tin điện tử là nơi tích hợp các hệ thống thông tin quản lý giáo dục, cung cấp dịch vụ hành chính công của mô hình chính phủ điện tử.

1. Thông tin giới thiệu về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục và của từng đơn vị trực thuộc, bao gồm:

2. Các văn bản quy định có liên quan đến hoạt động của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục.

3. Thông tin về thủ tục hành chính và thủ tục dịch vụ công bao gồm:

4. Thông tin về các hoạt động, tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách.

5. Niên giám thống kê ít nhất 5 năm gần đây hoặc từ ngày thành lập đối với cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục mới thành lập với các số liệu thống kê về qui mô của:

6. Trang Tài nguyên nhằm cung cấp và chia sẻ tài nguyên số về giáo dục do cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục tự làm (bao gồm: các phần mềm giáo dục, sách điện tử, bài giảng điện tử, bài giảng e-Learning, học liệu điện tử...) phục vụ đổi mới phương pháp dạy học và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục.

Trang tài nguyên có đường kết nối vào thư viện tài nguyên của Bộ Giáo dục và Đào tạo để sử dụng tài nguyên chung, không cần sao chép lại nhiều lần.

7. Đối với các trường học và trung tâm: Có trang tra cứu kết quả học tập, rèn luyện học sinh, thực hiện quản lý thông tin học sinh trực tuyến.

8. Thông tin tra cứu điểm, kết quả các kỳ thi liên quan: thi học sinh giỏi, thi nghề phổ thông, thi tốt nghiệp trung học phổ thông.

9. Thông tin tra cứu về công tác quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ.

10. Thông tin về dự án, hạng mục đầu tư, đấu thầu, mua sắm công.

11. Thông tin về “ba công khai” theo yêu cầu của Thông tư số 09/2009/TT-BGDĐT ngày 07/5/2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc Thực hiện công khai đối với cơ sở giáo dục của hệ thống giáo dục quốc dân.

12. Mục lấy ý kiến đóng góp của tổ chức, cá nhân:

13. Phát truyền hình quảng bá qua web các buổi hội nghị, hội thảo, tập huấn và các sự kiện khác để phổ biến đến cán bộ, giáo viên và nhân viên.

1. Cổng thông tin điện tử của sở giáo dục và đào tạo và phòng giáo dục và đào tạo tích hợp các hệ thống thông tin quản lý giáo dục trực tuyến gồm các mô-đun chính như sau:

2. Mỗi trường học được cấp tài khoản và mật khẩu để truy cập hệ thống quản lý nói trên. Các trường học không đầu tư máy chủ riêng, không bố trí biên chế cán bộ kỹ thuật tin học để cài đặt và quản trị hệ thống.

1. Thủ trưởng các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục quyết định thành lập Ban Biên tập Cổng thông tin điện tử gồm: 01 lãnh đạo đơn vị làm Trưởng ban, các biên tập viên và quản trị viên hệ thống.

2. Nhiệm vụ của Ban Biên tập Cổng thông tin điện tử:

3. Biên tập viên chịu trách nhiệm quản lý nội dung các chuyên mục thông tin của Cổng thông tin điện tử .

4. Quản trị viên hệ thống (admin) có nhiệm vụ quản trị Cổng thông tin điện tử, bao gồm:

- Đăng ký và quản lý tên miền;

- Thiết kế và thay đổi giao diện;

- Quản lý chỗ đặt Cổng thông tin điện tử hoặc quản lý máy chủ chứa Cổng thông tin điện tử;

- Phân cấp, phân quyền;

- Tạo tài khoản;

- Khởi tạo hoặc khởi tạo lại mật khẩu;

- Triển khai các biện pháp an toàn thông tin (sao lưu, chống virus…);

- Triển khai các biện pháp an ninh thông tin;

- Hỗ trợ và xử lý kỹ thuật.

5. Hoạt động trên Cổng thông tin điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý thông tin trên mạng Internet và các quy định pháp luật hiện hành liên quan.

6. Khi đăng tải lại các thông tin trên Cổng thông tin điện tử, cần ghi rõ nguồn trích dẫn.

7. Các bộ phận thuộc cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục có trách nhiệm phối hợp, cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời cho Cổng thông tin điện tử các nội dung thông tin, dữ liệu thuộc lĩnh vực do bộ phận đó quản lý.

1. Cục Công nghệ thông tin, Bộ Giáo dục và Đào tạo chủ trì, cấp phát tài khoản phòng họp trực tuyến (Họp qua web, Web conference) cho các sở giáo dục và đào tạo và phòng giáo dục và đào tạo. Phòng họp trực tuyến có tên theo mẫu sau:

Đối với sở giáo dục và đào tạo: http://hop.edu.net.vn/tên-tỉnh;

Đối với phòng giáo dục và đào tạo: http://hop.edu.net.vn/tên-huyện.

Mỗi đơn vị chủ trì quản lý phòng họp trực tuyến được cấp phát tên đăng nhập và mật khẩu.

2. Mỗi cơ quan quản lý giáo dục cử một cán bộ chuyên trách quản lý phòng họp trực tuyến.

3. Trang bị cho phòng họp của các cơ sở giáo dục gồm:

1. Họp giao ban;

2. Tập huấn chuyên môn;

3. Tổ chức giảng bài e-Learning;

4. Hỗ trợ tổ chức thi giáo viên dạy giỏi.

1. Kinh phí thực hiện triển khai Cổng thông tin điện tử và quản trị thư điện tử được cân đối trong dự toán chi thường xuyên của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục.

2. Kinh phí chi thực hiện Cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục được chi cho:

1. Hàng năm, các sở giáo dục và đào tạo, các phòng giáo dục và đào tạo tổ chức đánh giá, xếp hạng và công bố kết quả đạt được và xếp hạng theo thứ bậc về hoạt động của hệ thống thư điện tử và chất lượng nội dung thông tin trên Cổng thông tin điện tử của cơ sở giáo dục trực thuộc.

2. Đối với thư điện tử:

3. Đối với cổng thông tin điện tử:

4. Kết quả đánh giá được công bố công khai hàng năm trên cổng thông tin điện tử của sở giáo dục và đào tạo và phòng giáo dục và đào tạo.

Kết quả đánh giá này được dùng để đánh giá công tác thi đua đối với cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục, được dùng để đánh giá trường đạt chuẩn quốc gia về phương diện công nghệ thông tin.

5. Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức đánh giá, xếp hạng cổng thông tin điện tử của các sở giáo dục và đào tạo, các phòng giáo dục và đào tạo và công bố công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo.