Điều 4 Thông tư 53/2012/TT-BGDĐT quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện tử tại sở, phòng giáo dục và đào tạo và cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông và thường xuyên do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

1. Tên hộp thư của các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục có dạng chung là edu.vn

Tên-người-dùng@Tên-cơ-sở-giáo-dục.edu.vn

Tên-người-dùng là tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh, tên đầy đủ hoặc tên viết tắt; Tên riêng của từng cá nhân, tên các phòng, ban, tổ bộ môn… trực thuộc.

Tên-cơ-sở-giáo-dục (tên-trường, tên-trungtâm) có thể có thêm tên tỉnh, tên huyện khi có sự trùng lặp tên.

2. Tên hộp thư điện của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có dạng:

Tên-người-dùng@moet.edu.vn

3. Tên hộp thư của sở giáo dục và đào tạo có dạng:

Tên-người-dùng@tên-tỉnh.edu.vn

như @bacninh.edu.vn, @tpHCM.edu.vn …

4. Tên hộp thư của phòng giáo dục và đào tạo có dạng:

Tên-người-dùng@tên-huyện.edu.vn

như @badinh.edu.vn, @quynhluu.edu.vn…

5. Tên hộp thư của trường có dạng:

Tên-người-dùng@tên-trường.edu.vn

như @C3tranphu-hanoi.edu.vn

hoặc @C3tranphu.hanoi.edu.vn

6. Tên hộp thư của Trung tâm giáo dục có dạng:

Tên-người-dùng@tên-trungtâm.edu.vn

Tên-trungtâm có thể chứa thành phần tên xã/phường, huyện/quận

như @TXbadinh-hanoi.edu.vn là Trung tâm Giáo dục thường xuyên quận Ba Đình, Hà Nội.

hoặc @TXbadinh.hanoi.edu.vn

Các cơ sở giáo dục có thể dùng thư điện tử với tên miền của Bộ, của sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo, không nhất thiết phải thiết lập hệ thống thư điện tử riêng của trường học hoặc trung tâm.

Như: C3tranphu-hanoi@moet.edu.vn

hoặc C3tranphu@hanoi.edu.vn

7. Địa chỉ thư điện tử có tên miền riêng được sử dụng như là một yếu tố nhận dạng người sử dụng. Không sử dụng địa chỉ thư điện tử của các mạng xã hội (như @gmail.com, @yahoo.com, @vnn.vn…) trong giao dịch công tác.