Chương 2 Thông tư 53/2012/TT-BGDĐT quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện tử tại sở, phòng giáo dục và đào tạo và cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông và thường xuyên do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

1. Tên hộp thư của các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục có dạng chung là edu.vn

Tên-người-dùng@Tên-cơ-sở-giáo-dục.edu.vn

Tên-người-dùng là tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh, tên đầy đủ hoặc tên viết tắt; Tên riêng của từng cá nhân, tên các phòng, ban, tổ bộ môn… trực thuộc.

Tên-cơ-sở-giáo-dục (tên-trường, tên-trungtâm) có thể có thêm tên tỉnh, tên huyện khi có sự trùng lặp tên.

2. Tên hộp thư điện của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có dạng:

Tên-người-dùng@moet.edu.vn

3. Tên hộp thư của sở giáo dục và đào tạo có dạng:

Tên-người-dùng@tên-tỉnh.edu.vn

như @bacninh.edu.vn, @tpHCM.edu.vn …

4. Tên hộp thư của phòng giáo dục và đào tạo có dạng:

Tên-người-dùng@tên-huyện.edu.vn

như @badinh.edu.vn, @quynhluu.edu.vn…

5. Tên hộp thư của trường có dạng:

Tên-người-dùng@tên-trường.edu.vn

như @C3tranphu-hanoi.edu.vn

hoặc @C3tranphu.hanoi.edu.vn

6. Tên hộp thư của Trung tâm giáo dục có dạng:

Tên-người-dùng@tên-trungtâm.edu.vn

Tên-trungtâm có thể chứa thành phần tên xã/phường, huyện/quận

như @TXbadinh-hanoi.edu.vn là Trung tâm Giáo dục thường xuyên quận Ba Đình, Hà Nội.

hoặc @TXbadinh.hanoi.edu.vn

Các cơ sở giáo dục có thể dùng thư điện tử với tên miền của Bộ, của sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo, không nhất thiết phải thiết lập hệ thống thư điện tử riêng của trường học hoặc trung tâm.

Như: C3tranphu-hanoi@moet.edu.vn

hoặc C3tranphu@hanoi.edu.vn

7. Địa chỉ thư điện tử có tên miền riêng được sử dụng như là một yếu tố nhận dạng người sử dụng. Không sử dụng địa chỉ thư điện tử của các mạng xã hội (như @gmail.com, @yahoo.com, @vnn.vn…) trong giao dịch công tác.

1. Sử dụng các dịch vụ thư điện tử được cung cấp hoàn toàn miễn phí, theo tên miền riêng của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục từ một nhà cung cấp dịch vụ (như dịch vụ Google App). Các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục nhận được quyền quản trị cao nhất đối với hệ thống thư điện tử của mình.

2. Tự thiết lập hệ thống máy chủ thư điện tử để dùng riêng khi có đủ điều kiện về trang thiết bị máy chủ, đường truyền, phần mềm và nhân lực vận hành.

1. Cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục có trách nhiệm cung cấp miễn phí hộp thư điện tử theo tên miền riêng cho:

Cán bộ, giáo viên, nhân viên thuộc cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục;

Các đơn vị, phòng, ban, tổ bộ môn trực thuộc;

Cục CNTT, Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hộp thư này có chức năng chuyển tiếp các thư thông báo toàn ngành khi cần thiết.

2. Cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục thiết lập các hộp thư điện tử theo chức danh công tác.

3. Đối với các trường trung học phổ thông, khuyến khích cấp hộp thư điện tử cho học sinh.

4. Một cá nhân có thể quản lý nhiều hộp thư điện tử: hộp thư cá nhân, hộp thư theo chức vụ, hộp thư theo tên đơn vị.

1. Nhóm các trường trung học phổ thông;

2. Nhóm các trường trung học cơ sở;

3. Nhóm các trường tiểu học;

4. Nhóm các trường mầm non;

5. Nhóm các trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm hướng nghiệp, dạy nghề, trung tâm học tập cộng đồng.

Các trường có nhiều cấp học có trách nhiệm đăng ký là thành viên nhóm có cấp học do trường quản lý.

1. Sở giáo dục và đào tạo có các hộp thư @moet.edu.vn sau:

Trong đó:

Tên-Sở = So + Tên tỉnh/thành viết liền không dấu

= SoHaNoi, SoThaiBinh, SotpHCM…

2. Phòng giáo dục và đào tạo có hộp thư điện tử @moet.edu.vn sau:

Pgd.@moet.edu.vn

Như: pgdbadinh.hanoi@moet.edu.vn

3. Trường học có hộp thư điện tử @moet.edu.vn như sau:

C0.@moet.edu.vn

C1.@moet.edu.vn

C2.@moet.edu.vn

C3.@moet.edu.vn

4. Các Trung tâm có hộp thư điện tử @moet.edu.vn như sau:

TX.@moet.edu.vn

TN.@moet.edu.vn

TH.@moet.edu.vn

TC..@moet.edu.vn

1. Cán bộ, giáo viên, nhân viên của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục dùng hộp thư điện tử theo tên miền riêng khi giao dịch công tác.

2. Công khai danh mục địa chỉ thư điện tử của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, giáo viên, nhân viên trên cổng thông tin điện tử.

3. Các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục xây dựng quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử trong đơn vị. Trong đó, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc thiết lập, duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử, trách nhiệm sử dụng hộp thư điện tử cá nhân, hộp thư điện tử cơ quan; quy định rõ quy trình xử lý công việc qua sử dụng hệ thống thư điện tử, những nội dung bắt buộc, khuyến khích được trao đổi qua hệ thống thư điện tử.

4. Cán bộ được giao quản lý các hộp thư điện tử của đơn vị công tác có trách nhiệm hàng ngày kiểm tra, xử lý thông tin.

5. Khi cần thiết, người nhận thư điện tử cần có trách nhiệm xác thực lại nguồn gốc nội dung thư với người gửi qua các hình thức liên lạc khác.

6. Văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử theo đúng quy định của pháp luật, được đảm bảo xác thực trong giao dịch điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch nội bộ cơ quan, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi có thể không phải gửi thêm văn bản giấy.

7. Gửi, nhận thông tin qua hệ thống thư điện tử: Các văn bản có thể được gửi đính kèm theo thư điện tử hoặc được thông báo về việc tải về từ trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục.

8. Tổ chức nhóm thư điện tử phục vụ công tác gửi thư điện tử đến từng nhóm đối tượng.