Mục 1 Chương 4 Thông tư 04/2023/TT-BTP hướng dẫn thực hiện thủ tục về quản lý hành chính và biểu mẫu nghiệp vụ trong thi hành án dân sự do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành

a) Mẫu số 01: Sổ nhận bản án, quyết định;

b) Mẫu số 02: Sổ nhận yêu cầu thi hành án;

c) Mẫu số 03: Sổ thụ lý thi hành án (chủ động, theo yêu cầu);

d) Mẫu số 04: Sổ ra quyết định thu hồi, sửa đổi, bổ sung, hủy quyết định về thi hành án;

đ) Mẫu số 05: Sổ ra quyết định ủy thác thi hành án;

e) Mẫu số 06: Sổ nhận quyết định ủy thác thi hành án;

g) Mẫu số 07: Sổ ra quyết định ủy thác xử lý tài sản;

h) Mẫu số 08: Sổ ra quyết định xử lý tài sản ủy thác;

i) Mẫu số 09: Sổ ra quyết định hoãn, tạm đình chỉ, tiếp tục thi hành án;

k) Mẫu số 10: Sổ ra quyết định đình chỉ thi hành án;

l) Mẫu số 11: Sổ ra quyết định về việc chưa có điều kiện thi hành án;

m) Mẫu số 12: Sổ ra quyết định rút hồ sơ thi hành án (đối với Cục Thi hành án dân sự);

n) Mẫu số 13: Sổ theo dõi vật chứng, tài sản kê biên, tạm giữ;

o) Mẫu số 14: Sổ ra quyết định áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án;

ô) Mẫu số 15: Sổ ra quyết định cưỡng chế thi hành án;

ơ) Mẫu số 16: Sổ ra quyết định thu phí thi hành án;

p) Mẫu số 17: Sổ theo dõi xử lý tài sản bán đấu giá thi hành án;

q) Mẫu số 18: Sổ theo dõi miễn, giảm trong thi hành án;

r) Mẫu số 19: Sổ theo dõi, quản lý thi hành án hành chính;

s) Mẫu số 20: Sổ theo dõi việc chưa có điều kiện thi hành án;

t) Mẫu số 21: Sổ theo dõi lưu trữ hồ sơ thi hành án.

a) Tất cả các loại sổ thi hành án được in trên khổ giấy A3, bìa cứng theo mẫu quy định tại Phụ lục I Thông tư này. Trang ruột của sổ được đánh số thứ tự từng trang, số trang được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của trang ruột; đóng dấu giáp lai đầy đủ và được bảo quản cẩn thận. Tên sổ, số sổ phải thể hiện trên trang bìa và trên gáy sổ để dễ theo dõi, sử dụng. Các loại sổ thi hành án được lập theo năm báo cáo thống kê thi hành án dân sự và có thể được sử dụng trong nhiều năm. Năm sử dụng được viết to, đậm, rõ ở trang đầu tiên của các trang theo dõi năm đó. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xác nhận tổng số trang ở trang bìa 2 của sổ, thời gian sử dụng sổ (từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm), ký tên và đóng dấu cơ quan thi hành án dân sự. Khi chuyển sổ phải ghi số thứ tự sổ trên trang bìa.

b) Sổ thi hành án phải được ghi chép sạch sẽ, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các cột mục đã được in trong sổ và không được tùy tiện tẩy xóa, sửa chữa. Trường hợp cần sửa chữa thì phải gạch bỏ phần nội dung sai sót, nhầm lẫn đó và Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ký, đóng dấu và chịu trách nhiệm.

Việc theo dõi các quyết định về thi hành án gửi cho Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 20 Luật Lý lịch tư pháp, được ghi nhận tại cột “Ghi chú” của các sổ tương ứng.

c) Định kỳ hàng quý, 06 tháng và kết thúc năm công tác, cơ quan thi hành án dân sự phải thực hiện kết sổ. Việc kết sổ thực hiện bằng cách dùng bút mực khác màu gạch một đường ngang trên trang giấy tại dòng kẻ phía dưới liền kề với số thứ tự cuối cùng của kỳ kết sổ. Nội dung kết sổ phải phản ánh đúng và đầy đủ các cột mục hướng dẫn của sổ, có chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự. Riêng đối với sổ kế toán thi hành án, sổ theo dõi vật chứng, tài sản kê biên, tạm giữ, ngoài chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự còn phải có chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan như kế toán, thủ kho, thủ quỹ.

d) Đối với các cơ quan thi hành án dân sự đã áp dụng sổ điện tử thì phải bảo đảm theo đúng biểu mẫu quy định, cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin vào sổ. Việc lập, sử dụng, lưu trữ dữ liệu điện tử phải bảo đảm an toàn, an ninh mạng. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự và các công chức, người lao động có liên quan chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh dữ liệu sổ thi hành án dân sự điện tử. Định kỳ hàng quý cơ quan thi hành án dân sự phải in sổ; thực hiện việc kết sổ và lưu trữ theo đúng quy định. Trước khi in sổ phải kiểm tra tính chính xác thông tin trên sổ điện tử; trường hợp cần sửa chữa thông tin sau khi in sổ thì việc sửa chữa trên bản in được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều này, đồng thời cập nhật những nội dung sửa đổi, bổ sung trên sổ điện tử và ghi “đã sửa đổi, bổ sung ngày tháng năm” tại cột “Ghi chú” trên sổ điện tử.

a) Chấp hành viên lập hồ sơ thi hành án theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 7 năm 2015 của Chính phủ. Hồ sơ thi hành án, gồm: bản án, quyết định tổ chức thi hành; quyết định thi hành án; các biên bản bàn giao, xử lý vật chứng, tài sản đã kê biên, tạm giữ; biên bản xác minh, biên bản giải quyết việc thi hành án; giấy báo; giấy triệu tập; giấy mời; các đơn yêu cầu, khiếu nại về thi hành án; các biên lai, phiếu thu, phiếu chi; các tài liệu liên quan đến việc xử lý tài sản để thi hành án; các công văn, giấy tờ của cơ quan thi hành án dân sự, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc thi hành án dân sự, như: công văn xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án; công văn trao đổi với cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan trong quá trình thi hành án; công văn yêu cầu chuyển tiền, tang vật còn thiếu hoặc chưa chuyển giao cho cơ quan thi hành án dân sự; các giấy tờ, tài liệu liên quan khác (nếu có).

b) Hồ sơ thi hành án phải có bìa in theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Phụ lục II Thông tư này.

Chấp hành viên có trách nhiệm ghi đầy đủ, chi tiết nội dung các mục đã in trên bìa hồ sơ.

Trường hợp bìa hồ sơ đã cũ, nát, ố nhàu thì phải được thay thế bằng bìa hồ sơ mới. Bìa hồ sơ mới phải ghi đầy đủ các cột mục, nội dung của bìa hồ sơ cũ.

c) Các tài liệu có trong hồ sơ thi hành án phải được sắp xếp cẩn thận, đánh số bút lục và liệt kê đầy đủ vào bảng danh mục in trên bìa hồ sơ thi hành án.

Chấp hành viên phải liệt kê và sắp xếp tài liệu theo thứ tự bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng.

Cơ quan thi hành án dân sự thực hiện khắc dấu bút lục để sử dụng theo mẫu thống nhất tại Phụ lục II Thông tư này. Việc quản lý và sử dụng dấu bút lục thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

a) Các bút lục được đánh số theo phương pháp tịnh tiến về số và thứ tự từng tờ tài liệu có trong hồ sơ. Bút lục được đánh số một lần. Số bút lục được đánh vào góc phải, phía trên, mặt trước của từng tờ tài liệu. Mỗi tờ tài liệu được đánh một số bút lục (riêng quyết định thi hành án, bản án, quyết định chỉ đánh một số bút lục; trường hợp có nhiều bản án, quyết định thì mỗi bản án, quyết định đánh một số bút lục). Việc đánh số bút lục được thực hiện ngay sau khi thiết lập hoặc tiếp nhận tài liệu, theo trình tự thời gian tiếp nhận. Trường hợp tại một thời điểm tiếp nhận nhiều tài liệu thì đánh số bút lục theo thứ tự thời gian ban hành tài liệu.

b) Tài liệu trong hồ sơ được xếp theo thứ tự sau:

Đối với việc thi hành án chủ động: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án dân sự đưa ra thi hành.

Đối với việc thi hành án theo yêu cầu: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là tài liệu về việc yêu cầu thi hành án; tài liệu thứ ba là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án dân sự đưa ra thi hành.

Các tài liệu tiếp theo (nếu có) được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới theo thời điểm cơ quan thi hành án có được tài liệu.

Tài liệu trong hồ sơ thi hành án phải được thống kê tại trang 03 của bìa hồ sơ thi hành án (Danh mục tài liệu), từ bút lục số 01 đến các bút lục tiếp theo.