Điều 31 Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành

Điều 31. Cách ghi Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh

1. Họ, chữ đệm, tên của người được khai sinh phải ghi bằng chữ in hoa, có dấu.

2. Ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh được ghi bằng số và bằng chữ.

3. Mục Nơi sinh được ghi như sau:

a) Trường hợp trẻ em sinh tại bệnh viện, nhà hộ sinh, trạm y tế, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (sau đây gọi chung là cơ sở y tế) thì ghi tên cơ sở y tế và địa chỉ trụ sở cơ sở y tế đó.

b) Trường hợp trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế, bao gồm trường hợp sinh tại nhà, sinh trên phương tiện giao thông, trên đường, trong trại tạm giam, trại giam hoặc tại địa điểm khác thì ghi địa danh hành chính thực tế, nơi trẻ em sinh ra (ghi đủ 3 cấp đơn vị hành chính).

c) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài thì Nơi sinh được ghi theo tên thành phố và tên quốc gia, nơi trẻ em được sinh ra; trường hợp trẻ em sinh ra tại quốc gia liên bang thì ghi tên thành phố, tên tiểu bang và tên quốc gia đó.

d) Trường hợp đăng ký lại khai sinh mà không xác định được đầy đủ thông tin về nơi sinh thì mục Nơi sinh ghi cấp tỉnh nếu sinh tại Việt Nam hoặc tên quốc gia nếu sinh ở nước ngoài (ví dụ: tỉnh Vĩnh Phúc hoặc Hoa Kỳ).

4. Mục Nơi cư trú được ghi như sau:

a) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú, thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

b) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

5. Mục Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh phải ghi rõ: tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.

6. Mục Nơi đăng ký khai sinh phải ghi đúng tên cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định của Luật hộ tịch, cụ thể như sau:

a) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã thì phải ghi địa danh hành chính đủ 3 cấp (xã, huyện, tỉnh).

b) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện thì phải ghi địa danh hành chính 2 cấp (huyện, tỉnh).

c) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện.

7. Trường hợp cha hoặc mẹ của người được khai sinh là người nước ngoài thì ghi tên người đó theo đúng hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

8. Tên địa danh, tên quốc gia nước ngoài được viết theo tên đã được phiên âm sang tiếng Việt (ví dụ: Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức, Hoa Kỳ....); trường hợp không có phiên âm tiếng Việt thì viết theo phiên âm La-tinh (ví dụ: Osaka; New York....).

9. Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này tại mặt sau của Giấy khai sinh sử dụng để ghi chú nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi các thông tin hộ tịch thay đổi theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi thực hiện cần ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành ghi chú, thông tin hộ tịch có sự thay đổi và tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày, tháng, năm cấp giấy tờ là căn cứ để thực hiện việc ghi chú.

10. Việc hướng dẫn ghi họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm, nơi cư trú, giấy tờ tùy thân, nơi đăng ký, địa danh, quốc gia, phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này tại Điều này được áp dụng để ghi thống nhất trong các Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác.