Điều 29 Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành

1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, công chức làm công tác hộ tịch của Phòng Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự (sau đây gọi chung là công chức làm công tác hộ tịch) phải tự ghi vào Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch. Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết bằng loại mực tốt, cùng một màu; không dùng các màu mực khác nhau; không dùng mực đỏ.

Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in giấy tờ hộ tịch thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu.

2. Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống.

3. Số đăng ký trong năm phải được ghi liên tục theo thứ tự, bắt đầu từ số 01 cho đến hết năm. Trường hợp chưa hết năm mà hết sổ thì sử dụng sang quyển sổ khác và ghi tiếp theo số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được ghi lại từ số 01.

Trường hợp hết năm mà chưa sử dụng hết sổ thì cơ quan đăng ký hộ tịch được sử dụng tiếp sổ cho năm tiếp theo sau khi thực hiện việc khóa sổ hết năm theo đúng quy định.

4. Số ghi trên giấy tờ hộ tịch của cá nhân phải trùng với số thứ tự ghi trong Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 3 Điều này.

5. Các cột, mục trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch phải được ghi đầy đủ, chính xác theo đúng hướng dẫn trong Sổ hộ tịch và Thông tư này; ngày, tháng, năm được ghi theo dương lịch.

6. Việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

7. Việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

8. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu trữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 6 Điều này ngay sau khi nhận được bản án, quyết định.

Trường hợp Sổ hộ tịch được lưu trữ tại 2 cấp thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được bản án, quyết định, sau khi ghi vào Sổ hộ tịch, có trách nhiệm thông báo tiếp cho cơ quan đang lưu trữ Sổ hộ tịch còn lại để ghi vào Sổ hộ tịch, bảo đảm cập nhật đồng bộ.

9. Khi ghi vào Sổ hộ tịch, phải ghi theo đúng nội dung của giấy tờ hộ tịch, hồ sơ ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; những nội dung trong Sổ hộ tịch có mà trong giấy tờ, hồ sơ hộ tịch không có thì để trống, những nội dung trong giấy tờ hộ tịch có nhưng trong Sổ hộ tịch không có thì ghi vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.

Trường hợp nội dung thông tin hộ tịch trên giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch chưa xác định được thì để trống, không được gạch chéo hoặc đánh dấu.