ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

VỀ TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH GIA LAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 24/2017/QĐ-UBND ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy định tiêu chí và cách thức xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Gia Lai.

2. Quy định này áp dụng đối với công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và các cá nhân, tổ chức có liên quan.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Việc xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Gia Lai phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

2. Việc xét duyệt hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 trên địa bàn tỉnh Gia Lai đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

Điều 3. Việc nộp và tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Các Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

2. Trường hợp có nhiều hồ sơ cùng đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại cùng một vị trí quy hoạch, Sở Tư pháp sẽ thông báo đến các công chứng viên có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng để căn cứ vào quy định này có thể cung cấp cho Sở Tư pháp các giấy tờ chứng minh về các tiêu chí được cộng điểm (nếu có) để Sở Tư pháp thẩm định hồ sơ.

Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của các giấy tờ đã cung cấp.

3. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, đúng quy định của hồ sơ; viết giấy biên nhận hồ sơ và hẹn thời gian trả kết quả cho công chứng viên nộp hồ sơ theo đúng quy định.

Chương II

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 4. Tiêu chí về hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng:

1. Tiêu chí bắt buộc: Các Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, hồ sơ được nộp trực tiếp tại Sở Tư pháp, hồ sơ gồm có:

a) Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu;

b) Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;

c) Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

Trong trường hợp pháp luật có quy định thay đổi, bổ sung thành phần hồ sơ, thì hồ sơ phải đáp ứng đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật.

2. Tiêu chí cộng điểm: Trong trường hợp có nhiều hồ sơ cùng đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại cùng 01 vị trí quy hoạch trên địa bàn của một huyện, thị xã, thành phố thì hồ sơ đầy đủ và nộp sớm hơn từ 05 ngày trở lên được cộng: 02 điểm.

Điều 5. Tiêu chí về số lượng, kinh nghiệm của công chứng viên:

1. Tiêu chí bắt buộc: số lượng công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng tối thiểu là 02 công chứng viên.

2. Tiêu chí cộng điểm:

a) Từ công chứng viên thứ 3, cứ tăng thêm 01 công chứng viên được cộng: 02 điểm/01 công chứng viên.

b) Kinh nghiệm của công chứng viên được tính theo thời gian công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng hoặc công tác trong lĩnh vực công chứng đối với từng công chứng viên:

- Có thời gian làm công tác nghiệp vụ công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi bổ nhiệm công chứng viên từ 05 - 10 năm: cộng 01 điểm; trên 10 năm: cộng 02 điểm;

- Công chứng viên đã từng hành nghề với tư cách công chứng viên từ 03 - 05 năm: cộng 01 điểm; trên 05 năm: cộng 02 điểm.

Điều 6. Tiêu chí về nhân viên nghiệp vụ công chứng

1. Tiêu chí cộng điểm:

a) Văn phòng công chứng có từ 03 nhân viên nghiệp vụ có trình độ Đại học Luật trở lên được cộng: 01 điểm.

b) Nhân viên nghiệp vụ (tính cho 1 người) có thời gian làm công tác pháp luật từ 05 năm trở lên được cộng: 01 điểm.

2. Số điểm tối đa của tiêu chí này là 05 điểm.

Điều 7. Tiêu chí về các nhân viên nghiệp vụ khác

1. Về kế toán: Nhân viên có trình độ đại học chuyên ngành kế toán: được cộng 01 điểm.

2. Về lưu trữ: Nhân viên có trình độ đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành lưu trữ: được cộng 01 điểm.

3. Về công nghệ thông tin: Nhân viên có trình độ từ cao đẳng chuyên ngành công nghệ thông tin trở lên: được cộng 01 điểm.

Điều 8. Tiêu chí về vị trí, trụ sở của Văn phòng công chứng:

1. Tiêu chí bắt buộc:

a) Vị trí dự kiến đặt trụ sở của Văn phòng công chứng phải đúng vị trí cho phép đặt trụ sở phù hợp với danh mục quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn các huyện, thị xã, thành phố đến năm 2020 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

b) Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

2. Tiêu chí cộng điểm:

a) Trụ sở thuộc sở hữu của công chứng viên thành lập hoặc tham gia thành lập Văn phòng công chứng: cộng 01 điểm;

b) Tổng diện tích sử dụng của trụ sở tổ chức hành nghề công chứng:

- Diện tích tối thiểu về nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động + từ 50 m² đến dưới 100 m²: cộng 01 điểm;

- Diện tích tối thiểu về nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động + từ 100 m² trở lên: cộng 02 điểm;

c) Diện tích dành cho giữ xe từ 100 m² trở lên: cộng 01 điểm;

d) Diện tích dành cho kho lưu trữ từ 50 m² trở lên: cộng 01 điểm;

đ) Tổ chức hành nghề công chứng có phương án phòng cháy chữa cháy theo quy định: cộng 01 điểm.

Điều 9. Tiêu chí về cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin

1. Tiêu chí bắt buộc:

Có dự kiến trang bị máy tính, máy in, máy photocopy và các trang thiết bị cần thiết khác đảm bảo cho hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.

2. Tiêu chí cộng điểm:

a) Có dự kiến thiết kế trang web và kết nối internet phục vụ cho công việc và người dân: cộng 01 điểm.

b) Có phương án đầu tư xây dựng phần mềm quản lý nghiệp vụ, quản lý kế toán: cộng 01 điểm.

c) Có phương án tham gia khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng, thông tin ngăn chặn, phong tỏa, giải tỏa: cộng 01 điểm.

Chương III

CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 10. Tổ xét duyệt hồ sơ

1. Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng.

2. Trường hợp có từ 02 hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trở lên tại cùng một vị trí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng thì Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng.

Quy chế làm việc của Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng do Giám đốc Sở Tư pháp quy định.

Các thành viên của Tổ xét duyệt hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và điểm số tương ứng được quy định trong Quy định này để xét duyệt và chấm điểm từng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 11. Cách thức chấm điểm

1. Trường hợp chỉ có một hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong một đơn vị quy hoạch thì hồ sơ đề nghị xét chọn phải đáp ứng tất cả các tiêu chí bắt buộc và phù hợp với quy định của Luật Công chứng và Nghị định liên quan.

2. Trường hợp có nhiều hồ sơ cùng đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại cùng một vị trí quy hoạch, thì xét chọn hồ sơ có số điểm cao hơn.

Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm chấm của các thành viên Tổ xét duyệt hồ sơ cộng lại và chia cho số lượng thành viên tham gia chấm điểm.

Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ xét duyệt hồ sơ.

3. Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo thứ tự ưu tiên sau đây:

a) Hồ sơ có số điểm tiêu chí về số lượng, kinh nghiệm của công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có số điểm tiêu chí về vị trí, trụ sở của Văn phòng công chứng cao hơn;

c) Hồ sơ có số điểm Tiêu chí về nhân viên nghiệp vụ công chứng cao hơn.

4. Căn cứ vào kết quả thẩm định và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái với Quy định này.

Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.

2. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này.

Việc giải quyết tố cáo tuân theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Điều 13. Tổ chức thực hiện

Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc thì kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật./.