ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LAI CHÂU

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LAI CHÂU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 47/2017/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lai Châu)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy định này quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Lai Châu.

2. Đối tượng áp dụng: Các Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải phù hợp với Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

2. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

3. Việc xét duyệt và tính điểm hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng xét theo thang điểm căn cứ cụ thể vào các tiêu chí và có sự ưu tiên theo từng tiêu chí. Nếu thứ tự ưu tiên của các hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng bằng nhau, hồ sơ được chọn do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định dựa trên kết quả thuyết trình Đề án thành lập Văn phòng công chứng của Công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng.

4. Không xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong các trường hợp sau:

a) Trên địa bàn huyện, thành phố đã thành lập đủ tổ chức hành nghề công chứng theo quy hoạch đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

b) Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đang hành nghề công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng khác.

Điều 3. Trách nhiệm của Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng của công chứng viên.

2. Công chứng viên phải thực hiện đúng các nội dung trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng sau khi có quyết định cho phép thành lập của Ủy ban nhân dân tỉnh Lai Châu.

Chương II

TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM TÍNH CHO CÁC TIÊU CHÍ

Điều 4. Các tiêu chí và thang điểm cho các tiêu chí xét duyệt hồ sơ

Gồm 04 tiêu chí, tổng điểm cho các tiêu chí là 100 điểm, cụ thể:

1. Tiêu chí về tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng (tối thiểu là 22 điểm, tối đa 43 điểm);

2. Tiêu chí về trụ sở làm việc: (tối thiểu là 26 điểm, tối đa là 29 điểm);

3. Tiêu chí về cơ sở vật chất và điều kiện về an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ: 18 điểm;

4. Tiêu chí Kế hoạch triển khai thực hiện: 10 điểm.

Điều 5. Tiêu chí về tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng

1. Về số lượng công chứng viên

Văn phòng công chứng phải có từ 02 Công chứng viên hợp danh trở lên thành lập

a) Văn phòng công chứng có 02 công chứng viên: 05 điểm;

b) Văn phòng công chứng có 03 công chứng viên: 7 điểm;

c) Văn phòng công chứng có 04 công chứng viên trở lên: 10 điểm;

2. Kinh nghiệm của Công chứng viên

a) Công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng phải có thời gian hành nghề với tư cách là công chứng viên:

- Từ 02 năm đến 03 năm: 03 điểm;

- Từ 03 năm đến 05 năm: 05 điểm;

- Từ 05 năm trở lên: 10 điểm.

b) Công chứng viên khác đã có thời gian hành nghề với tư cách công chứng viên hoặc đã có thời gian làm nhân viên nghiệp vụ công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi bổ nhiệm công chứng viên

- Dưới 05 năm: 03 điểm;

- Từ 05 năm trở lên: 05 điểm.

3. Nhân viên nghiệp vụ

a) Nhân viên có bằng trung cấp luật được tính: 02 điểm/người nhưng tổng điểm của tất cả các nhân viên không vượt quá 05 điểm;

b) Nhân viên có bằng cử nhân luật trở lên được tính: 03 điểm/người nhưng tổng điểm của tất cả các nhân viên không vượt quá 08 điểm.

4. Nhân viên kế toán

a) Có bằng trung cấp kế toán: 03 điểm;

b) Có bằng cử nhân kế toán trở lên: 05 điểm.

5. Nhân viên khác (Công nghệ thông tin, lưu trữ …)

a) Có 01 nhân viên: 03 điểm;

b) Có 02 nhân viên trở lên: 05 điểm.

Điều 6. Tiêu chí về trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng

1. Trụ sở của Văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, cụ thể:

a) Phòng làm việc của Công chứng viên có diện tích từ 08-10m²/người: 05 điểm;

b) Phòng làm việc của nhân viên nghiệp vụ có diện tích từ 06- 08m²/người: 05 điểm;

c) Phòng làm việc của nhân viên kế toán và nhân viên khác tối thiểu 06m²/người: 05 điểm;

d) Có Phòng dành cho tiếp cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng tối thiểu 15m²: 05 điểm

đ) Có kho làm nơi lưu trữ hồ sơ công chứng tối thiểu 15m²: 05 điểm;

2. Về tính pháp lý của trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng

a) Trụ sở của Văn phòng công chứng do Văn phòng công chứng thuê có thời hạn 05 năm: 01 điểm;

b) Trụ sở của Văn phòng công chứng do Văn phòng công chứng thuê có thời hạn từ 05 năm trở lên: 02 điểm;

c) Trụ sở của Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của một trong số các Công chứng viên hợp danh: 04 điểm.

Điều 7. Tiêu chí về cơ sở vật chất và điều kiện quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ

1. Về cơ sở vật chất: (08 điểm)

a) Có trang bị máy photocoppy, máy vi tính và máy in, điện thoại để bàn và các trang thiết bị khác để đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng: 03 điểm;

b). Văn phòng công chứng có đăng ký kết nối với mạng internet, thiết kế trang website của Văn phòng công chứng, tạo địa chỉ email của Văn phòng công chứng, công chứng viên và các nhân viên: 03 điểm;

c) Có phương án đầu tư xây dựng phần mềm hoặc có sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ công chứng: 02 điểm;

2. Điều kiện quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ: (10 điểm);

a) Địa điểm giữ xe thuận lợi, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông: 05 điểm;

b) Văn phòng công chứng có phương án, trang thiết bị phòng chống cháy nổ: 05 điểm.

Điều 8. Tiêu chí Kế hoạch triển khai thực hiện

Có Kế hoạch triển khai thực hiện sau khi được Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng, Kế hoạch phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau: (10 điểm)

1. Tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng: 02 điểm;

2. Tiến độ và các Kế hoạch đưa Văn phòng công chứng vào hoạt động: 02 điểm;

3. Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng: 03 điểm;

4. Điều kiện lưu trữ, kế hoạch thực hiện lưu trữ và quy trình lưu trữ hồ sơ: 02 điểm;

5. Các vấn đề khác liên quan đến việc triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng: 01 điểm.

Chương III

CÁCH THỨC XÉT DUYỆT, CHẤM ĐIỂM HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 9. Đơn vị tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Giao Sở Tư pháp thực hiện việc tiếp nhận các hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng của Công chứng viên. Giám đốc Sở Tư pháp ban hành Quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Tổ xét duyệt hồ sơ, gồm: Đại diện lãnh đạo Sở Tư pháp làm Tổ trưởng; thành viên gồm: đại diện lãnh đạo Phòng Bổ trợ tư pháp; Thanh tra, Văn phòng Sở Tư pháp, đại diện Ban Chấp hành Hội Công chứng viên tỉnh (nếu có).

2. Quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

Kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải tiến hành xét duyệt và chấm điểm. Các thành viên của Tổ xét duyệt làm việc độc lập, căn cứ vào số điểm và các tiêu chí tại Chương II của Quy định này để tiến hành xét duyệt và chấm điểm đối với từng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điều 10. Cách thức chấm điểm và điều kiện xét chọn hồ sơ

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng điểm trung bình của các thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên của Tổ xét duyệt hồ sơ.

3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt đủ 04 tiêu chí, đạt điểm trung bình từ 76 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số các hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong 01 đơn vị quy hoạch cấp huyện. Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây:

a) Hồ sơ có số lượng công chứng viên nhiều hơn;

b) Hồ sơ có số điểm về bộ máy giúp việc cao hơn (số điểm về bộ máy giúp việc theo thứ tự: nhân viên nghiệp vụ, nhân viên kế toán, nhân viên khác);

c) Hồ sơ có số điểm cơ sở vật chất cao hơn;

d) Hồ sơ có số lượng công chứng viên có kinh nghiệm lâu hơn.

4. Nếu các tiêu chí xét ở trên các hồ sơ đều bằng điểm nhau. Tổ xét duyệt hồ sơ sẽ báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp tổ chức cuộc họp để các đơn vị có hồ sơ bằng điểm nhau tham gia thuyết trình; hồ sơ được chọn do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định dựa trên kết quả thuyết trình Đề án thành lập Văn phòng công chứng của Công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Khiếu nại, tố cáo

1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái với quy định pháp luật và Quy định này.

2. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo tuân thủ theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 12. Tổ chức thực hiện

Giao Sở Tư pháp hướng dẫn, tổ chức thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc thì kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo quy định của pháp luật./.