QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH GIA LAI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch ngày 15 tháng 6 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 24/TTr-STP ngày 30 tháng 6 năm 2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Gia Lai.

Điều 2. Hiệu lực thi hành

1. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 8 năm 2021.

2. Quyết định này thay thế Quyết định số 24/2017/QĐ-UBND ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định về tiêu chí và cách thức xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Gia Lai.

Điều 3. Tổ chức thực hiện

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở; Thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh Gia Lai và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH GIA LAI
(Kèm theo Quyết định số 20/2021/QĐ-UBND ngày 05 tháng 8 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định tiêu chí và cách thức xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Gia Lai.

2. Đối tượng áp dụng

Công chứng viên, cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan trong việc nộp và giải quyết hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng

Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng phải bảo đảm nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định pháp luật.

Điều 3. Thành lập, thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng được cho phép thành lập khi đáp ứng đủ 02 yêu cầu sau:

a) Tổng số điểm xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng đạt tối thiểu: 55/100 điểm đối với hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại địa bàn cấp huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng; 75/100 điểm đối với hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại địa bàn cấp huyện đã có từ 01 đến 02 tổ chức hành nghề công chứng; 85/100 điểm đối với hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tại địa bàn cấp huyện đã có từ 03 tổ chức hành nghề công chứng trở lên.

b) Số điểm xét duyệt của mỗi tiêu chí quy định tại khoản 1 Điều 5 Quy định này phải đạt điểm tối thiểu như sau: 20/40 điểm đối với tiêu chí tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng; 20/40 điểm đối với tiêu chí trụ sở Văn phòng công chứng; 08/15 điểm đối với tiêu chí cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin của Văn phòng công chứng và 03/05 điểm đối với tiêu chí khác.

2. Văn phòng công chứng đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở được cấp lại Giấy đăng ký hoạt động khi tổng số điểm xét duyệt hồ sơ đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng đạt tối thiểu 40/55 điểm.

Điều 4. Từ chối đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Những trường hợp từ chối đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

a) Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng không đáp ứng đủ 02 yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 3 Quy định này.

b) Công chứng viên nộp cùng lúc từ 02 hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trở lên.

c) Công chứng viên có tên trong đề án thành lập Văn phòng công chứng đang hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng khác.

2. Trường hợp sau khi đã hoàn thành việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng mà phát hiện hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng không trung thực thì Sở Tư pháp tổ chức xác minh, lập biên bản, xem xét quyết định hủy bỏ kết quả xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; báo cáo, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh từ chối đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

3. Đối với trường hợp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều này thì không phải thực hiện xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo quy định tại Chương II, Chương III Quy định này; Sở Tư pháp báo cáo, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh từ chối đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Chương II

TIÊU CHÍ VÀ THANG ĐIỂM XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP, ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA ĐIỂM ĐẶT TRỤ SỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 5. Tiêu chí và thang điểm xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng

1. Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm 04 tiêu chí với thang điểm như sau:

a) Tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng: điểm tối đa là 40 điểm.

b) Trụ sở Văn phòng công chứng: điểm tối đa là 40 điểm.

c) Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin của Văn phòng công chứng: điểm tối đa là 15 điểm.

d) Tiêu chí khác: điểm tối đa là 05 điểm.

2. Tiêu chí, thang điểm xét duyệt hồ sơ đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng gồm các tiêu chí, thang điểm quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều này.

3. Tổng số điểm xét duyệt tối đa của một hồ sơ là 100 điểm đối với hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; 55 điểm đối với hồ sơ đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

Điều 6. Tiêu chí tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên (điểm tối đa là 25 điểm)

a) Số lượng công chứng viên (điểm tối đa là 15 điểm)

- Số lượng công chứng viên hợp danh: 05 điểm/công chứng viên.

- Số lượng công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng: 02 điểm/công chứng viên.

b) Năng lực quản lý của công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng (điểm tối đa là 06 điểm)

- Công chứng viên đã từng là lãnh đạo Phòng công chứng hoặc Trưởng Văn phòng công chứng từ 03 năm trở lên: 03 điểm.

- Công chứng viên đã được đào tạo, bồi dưỡng về quản trị doanh nghiệp hoặc quản lý văn phòng hoặc quản lý nhà nước hoặc lý luận chính trị tại cơ sở đào tạo, bồi dưỡng có thẩm quyền: 03 điểm.

c) Có công chứng viên hợp danh khác (không phải là công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng) hoặc có công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng có thời gian hành nghề công chứng từ 03 năm trở lên: 02 điểm.

d) Có công chứng viên là người đồng bào dân tộc thiểu số Gia Rai (Jrai) hoặc Ba Na (Bahnar) hoặc có công chứng viên đã hoàn thành chương trình học tiếng dân tộc thiểu số Gia Rai (Jrai) hoặc Ba Na (Bahnar) tại cơ sở đào tạo, bồi dưỡng có thẩm quyền: 02 điểm.

2. Nhân viên nghiệp vụ (điểm tối đa là 10 điểm)

a) Số lượng nhân viên nghiệp vụ (điểm tối đa là 06 điểm)

Nhân viên nghiệp vụ có trình độ đại học chuyên ngành luật trở lên: 02 điểm/nhân viên nghiệp vụ.

b) Kinh nghiệm của nhân viên nghiệp vụ (điểm tối đa là 04 điểm)

- Nhân viên nghiệp vụ đã có thời gian công tác pháp luật hoặc thời gian làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng từ 03 năm trở lên: 01 điểm/nhân viên nghiệp vụ.

- Nhân viên nghiệp vụ đã tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng: 01 điểm/nhân viên nghiệp vụ.

3. Nhân viên làm công tác kế toán (điểm tối đa là 02 điểm)

a) Nhân viên có trình độ cao đẳng chuyên ngành kế toán: 01 điểm.

b) Nhân viên có trình độ đại học chuyên ngành kế toán trở lên: 02 điểm.

4. Nhân viên văn thư, lưu trữ (điểm tối đa là 02 điểm)

a) Nhân viên có trình độ cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ: 01 điểm.

b) Nhân viên có trình độ đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên: 02 điểm.

5. Có nhân viên công nghệ thông tin, trình độ cao đẳng chuyên ngành công nghệ thông tin trở lên: 01 điểm.

Điều 7. Tiêu chí trụ sở Văn phòng công chứng

Trụ sở Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, đặt ở vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng và được chấm điểm như sau:

1. Vị trí đặt trụ sở Văn phòng công chứng (điểm tối đa là 10 điểm)

a) Trụ sở Văn phòng công chứng đặt tại địa bàn cấp huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng: 10 điểm.

b) Trụ sở Văn phòng công chứng đặt tại địa bàn cấp huyện có từ 01 đến 02 tổ chức hành nghề công chứng: 06 điểm.

c) Trụ sở Văn phòng công chứng đặt tại địa bàn cấp huyện có từ 03 tổ chức hành nghề công chứng trở lên: 03 điểm.

2. Khoảng cách địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng công chứng so với tổ chức hành nghề công chứng gần nhất khác (điểm tối đa là 10 điểm)

a) Khoảng cách từ 03 kilômét trở lên: 10 điểm.

b) Khoảng cách từ 02 kilômét đến dưới 03 kilômét: 08 điểm.

c) Khoảng cách từ 1,5 kilômét đến dưới 02 kilômét: 05 điểm d) Khoảng cách từ 01 kilômét đến dưới 1,5 kilômét: 01 điểm.

3. Tính ổn định của trụ sở Văn phòng công chứng (điểm tối đa là 05 điểm)

a) Trụ sở Văn phòng công chứng được thuê, mượn và có thời hạn thuê, mượn từ 01 năm đến dưới 03 năm: 01 điểm.

b) Trụ sở Văn phòng công chứng được thuê, mượn và có thời hạn thuê, mượn từ 03 năm đến dưới 05 năm: 02 điểm.

c) Trụ sở Văn phòng công chứng được thuê, mượn và có thời hạn thuê, mượn từ 05 năm trở lên: 03 điểm.

d) Trụ sở Văn phòng công chứng thuộc quyền sở hữu của một hoặc các công chứng viên hợp danh: 05 điểm.

4. Tổng diện tích trụ sở Văn phòng công chứng, không bao gồm diện tích khu vực giữ xe (điểm tối đa là 07 điểm)

a) Diện tích từ 80m² đến dưới 100m²: 01 điểm.

b) Diện tích từ 100m² đến dưới 120m²: 03 điểm.

c) Diện tích từ 120m² đến dưới 150m²: 05 điểm.

d) Diện tích từ 150m² trở lên: 07 điểm.

5. Bố trí diện tích dành cho Phòng tiếp người yêu cầu công chứng (điểm tối đa là 03 điểm)

a) Diện tích từ 10m² đến dưới 20m²: 01 điểm.

b) Diện tích từ 20m² đến dưới 30m²: 02 điểm.

c) Diện tích từ 30m² trở lên: 03 điểm.

6. Bố trí diện tích dành cho kho lưu trữ hồ sơ công chứng (điểm tối đa là 03 điểm)

a) Diện tích từ 20m² đến dưới 30m²: 01 điểm.

b) Diện tích từ 30m² đến dưới 50m²: 02 điểm.

c) Diện tích từ 50m² trở lên: 03 điểm.

7. Bố trí diện tích khu vực giữ xe (điểm tối đa là 02 điểm)

a) Diện tích từ 30m² đến dưới 50m²: 01 điểm.

b) Diện tích từ 50m² trở lên: 02 điểm.

c) Tiêu chí, thang điểm về bố trí diện tích khu vực giữ xe quy định tại khoản này áp dụng đối với trường hợp diện tích khu vực giữ xe gắn liền với trụ sở Văn phòng công chứng hoặc bất động sản liền kề với trụ sở Văn phòng công chứng; khu vực giữ xe đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn giao thông.

Điều 8. Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin của Văn phòng công chứng

1. Trang bị ít nhất 05 máy vi tính có kết nối internet, 02 máy in và 01 máy photocopy đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng: 05 điểm.

2. Có trang bị bàn, ghế làm việc; bàn, ghế tiếp người yêu cầu công chứng: 02 điểm.

3. Trang bị ít nhất 02 tủ và 02 khung, kệ để đựng, lưu trữ tài liệu, hồ sơ công chứng: 02 điểm.

4. Có lắp đặt camera giám sát, bảo đảm an ninh: 01 điểm.

5. Có phương án, dụng cụ phòng, chống cháy, nổ: 02 điểm.

6. Có quy trình nghiệp vụ công chứng theo quy định pháp luật thủ tục hành chính về công chứng do cơ quan, người có thẩm quyền ban hành và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ: 03 điểm.

Điều 9. Tiêu chí khác

1. Sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng: 03 điểm.

2. Kế hoạch triển khai thực hiện trong đề án thành lập Văn phòng công chứng bảo đảm để Văn phòng công chứng được phép thành lập hoạt động ổn định, hiệu quả, đúng quy định pháp luật: 02 điểm.

Chương III

CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP, ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA ĐIỂM ĐẶT TRỤ SỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 10. Cách thức xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng

1. Việc xét duyệt hồ sơ được thực hiện đối với các trường hợp sau:

a) Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

b) Hồ sơ đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

2. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng do Tổ xét duyệt hồ sơ được thành lập theo quy định tại Điều 11 Quy định này thực hiện.

3. Tổ xét duyệt hồ sơ thực hiện xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng như sau:

a) Tổ xét duyệt hồ sơ tổ chức kiểm tra hồ sơ; kiểm tra thực tế trụ sở Văn phòng công chứng, cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin của Văn phòng công chứng.

b) Căn cứ tiêu chí và thang điểm quy định tại Chương II Quy định này, thành viên Tổ xét duyệt hồ sơ thực hiện chấm điểm đối với hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng trên Phiếu chấm điểm do Sở Tư pháp ban hành.

Thành viên Tổ xét duyệt hồ sơ chấm điểm “0” đối với tiêu chí không đáp ứng yêu cầu đạt điểm quy định tại Chương II Quy định này.

c) Tổng số điểm xét duyệt của một hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng được tính bằng điểm trung bình cộng của các thành viên Tổ xét duyệt hồ sơ.

d) Kết quả xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ xét duyệt hồ sơ.

4. Căn cứ vào kết quả xét duyệt hồ sơ, Sở Tư pháp có trách nhiệm:

a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng hoặc thông báo từ chối bằng văn bản.

b) Cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng hoặc thông báo từ chối bằng văn bản.

Điều 11. Tổ xét duyệt hồ sơ

1. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ gồm từ 05 đến 07 thành viên, trong đó có đại diện Lãnh đạo Sở Tư pháp là Tổ trưởng và các thành viên khác do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định.

2. Trường hợp cần thiết, Giám đốc Sở Tư pháp mời đại diện các cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan tham gia Tổ xét duyệt hồ sơ.

3. Tổ xét duyệt hồ sơ tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Trách nhiệm của công chứng viên

Công chứng viên hợp danh có tên trong đề án thành lập Văn phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của hồ sơ đề nghị thành lập, đăng ký thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

Sở Tư pháp có trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, trường hợp phát sinh vướng mắc, kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, xử lý theo thẩm quyền./.