Giới thiệu chung về văn bản pháp quy

Quyết định số 07/2021/QĐ-UBND được Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành ngày 06 tháng 7 năm 2021, chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 26 tháng 7 năm 2021. Văn bản này thay thế cho Quyết định số 05/2020/QĐ-UBND ngày 28/02/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa. Quyết định này ban hành kèm theo Quy định chi tiết về các tiêu chí, thang điểm và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, nhằm đảm bảo việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng ổn định, phân bổ hợp lý và đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của người dân.

- Quy định về mức điểm tối thiểu theo từng địa bàn cấp huyện

Để được xem xét cho phép thành lập, hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải đạt được tổng số điểm tối thiểu theo từng địa bàn cụ thể như sau:

• Địa bàn thành phố Nha Trang: Yêu cầu tối thiểu đạt 95 điểm.
• Địa bàn thành phố Cam Ranh, thị xã Ninh Hòa và huyện Diên Khánh: Yêu cầu tối thiểu đạt 90 điểm.
• Địa bàn các huyện Cam Lâm và Vạn Ninh: Yêu cầu tối thiểu đạt 85 điểm.
• Địa bàn các huyện Khánh Vĩnh và Khánh Sơn: Yêu cầu tối thiểu đạt 70 điểm.
• Địa bàn huyện Trường Sa: Yêu cầu tối thiểu đạt 50 điểm.

- Cơ cấu thang điểm đánh giá hồ sơ (Tổng điểm tối đa: 100 điểm)

Thang điểm xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được phân bổ cụ thể vào 4 nhóm tiêu chí cốt lõi sau:

• Tiêu chí về sự cần thiết và tính khả thi của Đề án: Tối đa 15 điểm.
• Tiêu chí về đội ngũ công chứng viên: Tối đa 46 điểm.
• Tiêu chí về nhân viên nghiệp vụ và nhân viên văn phòng: Tối đa 05 điểm.
• Tiêu chí về cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng: Tối đa 34 điểm.

- Chi tiết nội dung và cách thức chấm điểm các tiêu chí

1. Tiêu chí về sự cần thiết, bảo đảm tính khả thi của Đề án thành lập (Tối đa 15 điểm):

• Có ít nhất 01 công chứng viên hợp danh đăng ký thường trú tại tỉnh Khánh Hòa từ 03 năm trở lên: Đạt 5 điểm.
• Trụ sở đặt tại địa bàn cấp huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng hoạt động: Đạt 4 điểm.
• Trụ sở đặt tại địa bàn cấp huyện đã có từ 01 đến 03 tổ chức hành nghề công chứng hoạt động: Đạt 2 điểm.
• Các công chứng viên hợp danh có văn bản cam kết không tự nguyện chấm dứt tư cách thành viên, không thay đổi Trưởng văn phòng và không thay đổi tên Văn phòng công chứng trong thời hạn ít nhất 02 năm kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động lần đầu: Đạt 3 điểm.
• Có văn bản cam kết bảo đảm không thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trong thời hạn ít nhất 05 năm kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động lần đầu: Đạt 2 điểm.
• Có phương án chi tiết về việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc cho công chứng viên và người lao động (kèm theo hình ảnh, tài liệu chứng minh diện tích thực tế): Đạt 1 điểm.

2. Tiêu chí về đội ngũ công chứng viên (Tối đa 46 điểm):

• Số lượng công chứng viên hợp danh (Tối đa 9 điểm): Văn phòng có 02 công chứng viên hợp danh đạt 6 điểm; có từ 03 công chứng viên hợp danh trở lên đạt 9 điểm.
• Kinh nghiệm của công chứng viên hợp danh (Tối đa 37 điểm): Điểm số được tính cộng dồn cho từng công chứng viên hợp danh nhưng không vượt quá mức trần tối đa của từng nội dung:
  • Thời gian hành nghề công chứng (Tối đa 15 điểm): Từ 01 đến 02 năm đạt 1 điểm; trên 02 đến 03 năm đạt 1,5 điểm; trên 03 đến 04 năm đạt 2 điểm; trên 04 đến 05 năm đạt 2,5 điểm; trên 05 đến 06 năm đạt 3 điểm; trên 06 đến 07 năm đạt 3,5 điểm; trên 07 đến 08 năm đạt 4 điểm; trên 08 đến 09 năm đạt 4,5 điểm; trên 09 đến 10 năm đạt 5 điểm; từ trên 10 năm trở lên đạt 6 điểm.
  • Thời gian công tác pháp luật tính từ khi tốt nghiệp cử nhân luật (Tối đa 8 điểm): Từ 05 đến 07 năm đạt 1 điểm; trên 07 đến 09 năm đạt 2 điểm; trên 09 đến 11 năm đạt 3 điểm; từ trên 11 năm trở lên đạt 4 điểm.
  • Thời gian công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng, chứng thực tại cơ quan quản lý nhà nước (Tối đa 8 điểm): Từ 03 đến 05 năm đạt 1 điểm; trên 05 đến 08 năm đạt 3 điểm; từ trên 08 năm trở lên đạt 4 điểm.
  • Thời gian làm công tác nghiệp vụ công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi được bổ nhiệm công chứng viên (Tối đa 6 điểm): Từ 02 đến 05 năm đạt 1 điểm; từ trên 05 năm trở lên đạt 2 điểm.

3. Tiêu chí về nhân viên nghiệp vụ và nhân viên văn phòng (Tối đa 5 điểm):

• Nhân viên nghiệp vụ (Tối đa 2 điểm): Có ít nhất từ 02 nhân viên nghiệp vụ trở lên đã tốt nghiệp Đại học Luật và có Chứng chỉ tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
• Nhân viên văn phòng (Tối đa 3 điểm): Mỗi vị trí sau đây có nhân sự phụ trách sở hữu văn bằng, chứng chỉ chuyên môn phù hợp được tính 1 điểm:
  • Nhân viên phụ trách kế toán.
  • Nhân viên phụ trách công nghệ thông tin.
  • Nhân viên phụ trách công tác văn thư - lưu trữ.

4. Tiêu chí về cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng (Tối đa 34 điểm):

• Vị trí dự kiến đặt trụ sở (Tối đa 9 điểm):
  • Đặt tại địa bàn cấp xã chưa có tổ chức hành nghề công chứng hoạt động: Đạt 5 điểm.
  • Khoảng cách đường bộ từ trụ sở dự kiến đến tổ chức hành nghề công chứng gần nhất đạt yêu cầu tối thiểu theo từng vùng: Đạt 4 điểm. Cụ thể khoảng cách tối thiểu: Nha Trang từ 2 km trở lên; Cam Ranh và Ninh Hòa từ 1,5 km trở lên; Cam Lâm, Diên Khánh và Vạn Ninh từ 1 km trở lên; Khánh Sơn, Khánh Vĩnh và Trường Sa từ 0,7 km trở lên.
• Tính pháp lý của trụ sở (Tối đa 8 điểm): Trụ sở thuộc quyền sở hữu của một trong các công chứng viên hợp danh đạt 8 điểm. Trường hợp thuê, mượn trụ sở: Thời hạn từ 05 đến dưới 07 năm đạt 3 điểm; thời hạn từ 07 năm trở lên đạt 5 điểm.
• Tổng diện tích sử dụng của trụ sở (Tối đa 10 điểm): Từ 100 m2 đến dưới 150 m2 đạt 2 điểm; từ 150 m2 đến dưới 180 m2 đạt 4 điểm; từ 180 m2 đến dưới 200 m2 đạt 6 điểm; từ 200 m2 đến dưới 220 m2 đạt 8 điểm; từ 220 m2 trở lên đạt 10 điểm.
• Diện tích khu vực lưu trữ hồ sơ công chứng (Tối đa 2 điểm): Từ 20 m2 đến dưới 30 m2 đạt 1 điểm; từ 30 m2 trở lên đạt 2 điểm.
• Diện tích khu vực giữ xe (Tối đa 2 điểm): Phải đảm bảo an toàn giao thông và không vi phạm hành lang an toàn đường bộ. Diện tích dưới 40 m2 đạt 1 điểm; diện tích từ 40 m2 trở lên đạt 2 điểm.
• Phương án phòng cháy, chữa cháy: Có phương án đạt yêu cầu đạt 1 điểm.
• Trang thiết bị kỹ thuật: Có phương án và cam kết trang bị đầy đủ máy tính, thiết bị văn phòng cần thiết phục vụ hoạt động đạt 1 điểm.
• Kết nối phần mềm chuyên ngành: Có phương án và cam kết thực hiện kết nối, sử dụng phần mềm tra cứu ngăn chặn và quản lý hồ sơ công chứng chung của tỉnh Khánh Hòa đạt 1 điểm.

- Quy trình chấm điểm và xét duyệt hồ sơ

Quy trình tiếp nhận, thẩm định và phê duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được thực hiện chặt chẽ qua các bước sau:

• Thành lập Tổ chấm điểm: Giám đốc Sở Tư pháp ra quyết định thành lập Tổ chấm điểm gồm từ 03 đến 05 thành viên. Tổ trưởng là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp; các thành viên gồm đại diện Văn phòng UBND tỉnh, đại diện Phòng Bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp và các thành viên khác do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định. Tổ tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
• Khảo sát thực tế: Trong trường hợp cần thiết, Tổ trưởng quyết định tiến hành khảo sát thực tế đối với cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng (trừ các thiết bị văn phòng di động). Nếu kết quả khảo sát thực tế có sự khác biệt so với Đề án, điểm số tiêu chí cơ sở vật chất sẽ được chấm theo thực tế ghi nhận.
• Nguyên tắc chấm điểm: Các thành viên Tổ chấm điểm làm việc độc lập, chấm điểm bằng phiếu riêng có chữ ký xác nhận. Điểm số của hồ sơ là điểm trung bình cộng của tất cả các thành viên trong Tổ.
• Trình phê duyệt: Trên cơ sở kết quả chấm điểm, Giám đốc Sở Tư pháp tổng hợp và trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, ra quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối, Sở Tư pháp phải dự thảo văn bản thông báo và nêu rõ lý do cụ thể.

- Trách nhiệm giám sát sau thành lập của Sở Tư pháp

Sở Tư pháp tỉnh Khánh Hòa chịu trách nhiệm toàn diện trong việc kiểm tra các điều kiện thực tế về nhân sự (công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ) và cơ sở vật chất trước khi cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

Đặc biệt, trong thời hạn 02 năm kể từ ngày cấp Giấy đăng ký hoạt động (hoặc theo thời hạn cam kết trong hồ sơ), nếu Văn phòng công chứng có yêu cầu thay đổi về trụ sở hoặc thay đổi công chứng viên hợp danh, Sở Tư pháp có trách nhiệm tiến hành đánh giá, chấm điểm lại các nội dung thay đổi đó. Sở Tư pháp chỉ thực hiện cấp lại Giấy đăng ký hoạt động và ghi nhận nội dung thay đổi khi kết quả chấm điểm mới đạt số điểm bằng hoặc cao hơn so với số điểm đã được phê duyệt tại Đề án thành lập ban đầu.