Giới thiệu về Công văn 80198/CT-TTHT năm 2019

Công văn 80198/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp thắc mắc cho các doanh nghiệp về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này căn cứ trên các quy định pháp luật hiện hành về thuế TNDN, đặc biệt là Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính nhằm tháo gỡ vướng mắc thực tế cho người nộp thuế trong quá trình thực hiện nghĩa vụ tài chính.

- Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật liên quan, một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là nguyên tắc tiên quyết để phân biệt chi phí phục vụ kinh doanh với chi phí cá nhân hoặc chi phí không liên quan đến hoạt động tạo ra doanh thu của đơn vị.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Hóa đơn phải là hóa đơn tài chính hợp lệ, không thuộc trường hợp hóa đơn khống, hóa đơn bị xóa bỏ hoặc hóa đơn của các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ trốn.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

- Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch có giá trị lớn, Công văn nhấn mạnh việc áp dụng quy định thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên:

• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ bao gồm: chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức phù hợp với quy định hiện hành.
• Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ mà thanh toán bằng tiền mặt hoặc sử dụng các hình thức thanh toán không đúng quy định pháp luật đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì khoản chi này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Đối với các trường hợp thanh toán bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba, doanh nghiệp phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng rõ ràng và chứng từ đối chiếu công nợ hợp lệ để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.

- Hướng dẫn xử lý đối với các khoản chi phí đặc thù

Công văn cũng đưa ra định hướng xử lý đối với một số khoản chi phí thường gặp trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp:

• Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị, chi khen thưởng con em người lao động có thành tích học tập tốt phải đảm bảo không vượt quá mức trần quy định (tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế) và phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Các khoản chi phí liên quan đến phương tiện đi lại, công tác phí của người lao động đi công tác phải có quyết định cử đi công tác, quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp quy định rõ ràng về định mức khoán chi, kèm theo các chứng từ như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ (nếu có).

- Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp khi áp dụng

Việc nắm rõ các nội dung hướng dẫn tại Công văn 80198/CT-TTHT giúp doanh nghiệp chủ động trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chứng từ kế toán:

• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng toàn bộ hệ thống hóa đơn đầu vào, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của từng khoản chi.
• Xây dựng quy chế tài chính nội bộ chặt chẽ, quy định rõ ràng các định mức chi phí để làm cơ sở pháp lý vững chắc khi giải trình với cơ quan thanh tra, kiểm tra thuế.
• Thực hiện nghiêm túc quy định về thanh toán không dùng tiền mặt để tránh rủi ro bị xuất toán các khoản chi phí hợp pháp nhưng vi phạm phương thức thanh toán.