Tóm tắt Công văn 406/CT-TTHT năm 2020 về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 406/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.

- Nguyên tắc chung xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, để một khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

- Hướng dẫn cụ thể đối với các khoản chi cho người lao động

Công văn tập trung làm rõ các điều kiện khấu trừ đối với các khoản chi liên quan trực tiếp đến người lao động, cụ thể:

• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Đối với các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện hoặc các khoản bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu mức chi không vượt quá mức trần quy định của pháp luật (không quá 03 triệu đồng/tháng/người) và phải được ghi cụ thể trong các văn bản nêu trên, đồng thời doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ đóng các loại bảo hiểm bắt buộc cho người lao động.

- Các khoản chi không được trừ doanh nghiệp cần lưu ý

Doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi sau:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
• Phần chi vượt định mức quy định (ví dụ: chi trang phục bằng tiền vượt quá 05 triệu đồng/người/năm).
• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định pháp luật.
• Các khoản chi đóng góp vào quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động vượt quá mức quy định hoặc doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc.

- Khuyến nghị thực hiện dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính tuân thủ và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ bao gồm Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ, Thỏa ước lao động tập thể và các hợp đồng lao động để đảm bảo mọi khoản chi cho người lao động đều có cơ sở pháp lý rõ ràng.
• Kiểm soát chặt chẽ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên nhằm tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
• Thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để áp dụng đúng các quy định ưu đãi và khấu trừ thuế TNDN hiện hành.