Tóm tắt Công văn 96150/CT-TTHT năm 2019 về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 96150/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về các nguyên tắc, điều kiện xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các điều kiện cốt lõi để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành và hướng dẫn tại công văn, một khoản chi của doanh nghiệp được xác định là chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tính liên quan đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ, bảng kê theo quy định đối với từng trường hợp cụ thể).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phải thể hiện rõ việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán.
• Các hình thức thanh toán khác được coi là thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm: bù trừ công nợ giữa hai bên, thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba, hoặc thanh toán bằng tài sản. Các hình thức này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế hoặc phụ lục hợp đồng và có biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận thanh toán rõ ràng giữa các bên liên quan.

Các khoản chi phí không được trừ doanh nghiệp cần lưu ý

Bên cạnh các điều kiện được trừ, công văn cũng lưu ý doanh nghiệp về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, bao gồm:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ một trong ba điều kiện nêu trên.
• Chi khấu hao tài sản cố định không đúng quy định của Bộ Tài chính (ví dụ: khấu hao vượt mức quy định, khấu hao đối với tài sản không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh).
• Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng đối với một số ngành nghề mà Nhà nước đã ban hành định mức cụ thể.
• Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: phạt vi phạm luật giao thông, phạt chậm nộp thuế, phạt vi phạm chế độ kế toán thống kê và các khoản phạt vi phạm pháp luật khác.
• Các khoản chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Xây dựng quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, quy định cụ thể các khoản chi lương, thưởng và phúc lợi cho người lao động.
• Kiểm tra chặt chẽ tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu vào, đặc biệt là thông tin doanh nghiệp bán hàng để tránh sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động.
• Thực hiện nghiêm túc việc thanh toán qua ngân hàng đối với các giao dịch có giá trị lớn và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ kèm theo hợp đồng kinh tế.