Giới thiệu chung về Công văn 62435/CT-TTHT năm 2020

Công văn 62435/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về quy định đóng dấu của người bán trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ, đối chiếu và sử dụng hóa đơn giấy được chuyển đổi từ nguồn hóa đơn điện tử gốc.

Căn cứ pháp lý áp dụng

Cục Thuế thành phố Hà Nội đưa ra hướng dẫn dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành tại thời điểm ban hành, bao gồm:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Các quy định pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử liên quan đến việc chứng minh tính hợp pháp của chứng từ chuyển đổi.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo hướng dẫn, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau để đảm bảo tính pháp lý:

• Tính toàn vẹn: Nội dung của hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi phải phản ánh khớp đúng, đầy đủ và chính xác toàn bộ thông tin của hóa đơn điện tử gốc.
• Ký hiệu riêng biệt: Trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng ghi rõ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Thông tin người thực hiện: Phải hiển thị rõ họ tên và chữ ký của người thực hiện thao tác chuyển đổi từ hệ thống điện tử sang giấy.

Quy định về chữ ký và con dấu của người bán trên hóa đơn chuyển đổi

Đây là nội dung cốt lõi của Công văn 62435/CT-TTHT, giải quyết trực tiếp câu hỏi về việc có bắt buộc phải đóng dấu đỏ của người bán hay không:

• Yêu cầu về chữ ký và con dấu: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hoặc lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán, đồng thời phải được đóng dấu đỏ của người bán.
• Mục đích của con dấu: Việc đóng dấu của người bán trên hóa đơn chuyển đổi nhằm xác nhận tính pháp lý, trách nhiệm của bên bán đối với thông tin hàng hóa, dịch vụ được ghi nhận trên hóa đơn, đồng thời làm cơ sở để bên mua thực hiện kê khai, hạch toán chi phí hợp lý.
• Trường hợp ngoại lệ: Đối với các doanh nghiệp, đơn vị có quy định riêng hoặc được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản về việc không nhất thiết phải có con dấu trên hóa đơn (theo các chuyên đề hoặc đặc thù ngành nghề) thì thực hiện theo các văn bản hướng dẫn riêng biệt đó. Tuy nhiên, về nguyên tắc chung, con dấu vẫn là thành phần bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý tối đa cho chứng từ giấy chuyển đổi.

Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi

Công văn cũng nhấn mạnh về giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn thông tin, có ký hiệu xác nhận chuyển đổi, chữ ký của người thực hiện và chữ ký, con dấu của người bán theo đúng quy định.
• Hóa đơn chuyển đổi này có giá trị lưu trữ, ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, nhưng không có giá trị thanh toán hay giao dịch trừ trường hợp được quy định khác.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn điện tử nhận được từ nhà cung cấp khi thực hiện chuyển đổi sang giấy, đảm bảo có đầy đủ chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, chữ ký của người đại diện pháp luật và dấu đỏ của bên bán.
• Chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể nếu gặp các trường hợp đặc thù liên quan đến việc miễn đóng dấu trên hóa đơn của một số nhà cung cấp dịch vụ lớn (như điện, nước, viễn thông, hàng không).