Tóm tắt Công văn 64911/CT-TTHT năm 2020 về địa chỉ hóa đơn thiếu chữ Việt Nam

Công văn 64911/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm giải đáp và hướng dẫn các doanh nghiệp xử lý trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) ghi thiếu chữ "Việt Nam" trong phần địa chỉ của người mua hoặc người bán. Đây là một vướng mắc thực tế phổ biến, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế và hạch toán chi phí của doanh nghiệp.

1. Quy định chung về tiêu thức địa chỉ trên hóa đơn

Theo các quy định pháp luật về hóa đơn và thuế hiện hành, hóa đơn hợp pháp phải đảm bảo ghi đầy đủ, chính xác các tiêu thức bắt buộc bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của cả người bán và người mua. Mục đích của quy định này là để cơ quan thuế và các bên liên quan xác định rõ đối tượng thực hiện giao dịch kinh tế.

Tuy nhiên, trong quá trình lập hóa đơn, việc ghi địa chỉ đôi khi gặp phải các lỗi kỹ thuật nhỏ hoặc viết tắt do giới hạn ký tự của phần mềm hóa đơn điện tử, dẫn đến việc thiếu một số từ ngữ hành chính không mang tính cốt lõi.

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn thiếu chữ "Việt Nam" theo Công văn 64911/CT-TTHT

Cục Thuế thành phố Hà Nội đã đưa ra hướng dẫn cụ thể nhằm tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp như sau:

• Tính hợp lệ của hóa đơn: Trường hợp hóa đơn đã ghi đúng tên, mã số thuế của người mua và người bán, đồng thời phần địa chỉ tuy thiếu chữ "Việt Nam" nhưng vẫn hiển thị đầy đủ, chính xác các cấp địa chỉ hành chính khác (như số nhà, đường phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) giúp xác định rõ ràng địa chỉ của doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh, thì hóa đơn đó vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ.
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ sở hữu hóa đơn gặp lỗi thiếu chữ "Việt Nam" ở phần địa chỉ vẫn được sử dụng hóa đơn này để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện khấu trừ khác theo quy định pháp luật.
• Tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn thiếu chữ "Việt Nam" (nhưng thông tin định danh khác hoàn toàn chính xác) được chấp nhận tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Không bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh: Đối với sai sót nhỏ không làm thay đổi bản chất giao dịch và không gây nhầm lẫn về đối tượng nộp thuế này, các bên tham gia giao dịch không bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn.

3. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp và người nộp thuế

Để đảm bảo an toàn pháp lý tối đa và tránh các tranh chấp không đáng có khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Chủ động rà soát thông tin: Bộ phận kế toán cần kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn đầu vào ngay khi tiếp nhận. Nếu phát hiện sai sót, cần đối chiếu ngay với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của đối tác để đảm bảo tính định danh.
• Thống nhất thông tin xuất hóa đơn: Doanh nghiệp nên cung cấp thông tin địa chỉ chuẩn xác, ngắn gọn nhưng đầy đủ cho nhà cung cấp để thiết lập trên hệ thống hóa đơn điện tử, hạn chế tối đa việc tự động cắt bớt ký tự dẫn đến thiếu chữ.
• Lưu trữ chứng từ đi kèm: Đối với các hóa đơn có sai sót nhẹ về địa chỉ, doanh nghiệp nên lưu trữ kèm theo hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để làm cơ sở giải trình rõ ràng với cơ quan thuế khi có yêu cầu.