Tóm tắt Công văn 79108/CT-TTHT năm 2017 về chữ ký và đóng dấu của người bán trên hóa đơn điện tử

Công văn 79108/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh về quy định chữ ký và đóng dấu của người bán trên hóa đơn điện tử cũng như hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Dưới đây là chi tiết các nội dung hướng dẫn trọng tâm của văn bản:

1. Quy định về chữ ký điện tử của người bán trên hóa đơn điện tử

• Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử (chữ ký số) của người bán để xác thực nguồn gốc và tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn.
• Chữ ký điện tử của người bán trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu của người bán trên hóa đơn giấy truyền thống. Do đó, trên hóa đơn điện tử gốc không bắt buộc phải có hình ảnh con dấu đỏ vật lý của doanh nghiệp.

2. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, có các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua (như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, hóa đơn, chứng từ thanh toán) thì người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán (khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ) thì không cần thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

3. Quy định về đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

• Khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường hoặc phục vụ lưu trữ, hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý.
• Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có chữ ký và đóng dấu đỏ của người đại diện theo pháp luật của người bán (hoặc người được ủy quyền hợp pháp).
• Hóa đơn chuyển đổi này chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của người bán và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi theo đúng quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

4. Nguyên tắc áp dụng và trách nhiệm của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo hệ thống khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
• Việc quản lý và sử dụng chữ ký số phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn thông tin, tránh việc sử dụng sai mục đích hoặc không đúng thẩm quyền.