Giới thiệu chung về văn bản

Công văn 61326/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế phát sinh trong quá trình lưu trữ chứng từ, chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường và phục vụ công tác kế toán của doanh nghiệp.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc pháp lý để đảm bảo tính hợp pháp và giá trị đối chiếu:

• Tính toàn vẹn của nội dung: Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải phản ánh đầy đủ, chính xác toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Không được phép thay đổi, tẩy xóa hoặc thêm bớt bất kỳ thông tin nào so với bản điện tử đã ký số.
• Ký hiệu nhận biết riêng biệt: Trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng để người tiếp nhận nhận biết, ví dụ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Chữ ký người thực hiện: Phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi trực tiếp từ hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Điều kiện và mục đích chuyển đổi hóa đơn

Doanh nghiệp chỉ được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử trong các trường hợp cụ thể sau đây:

• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Phục vụ cho việc lưu thông, vận chuyển hàng hóa trên đường khi có sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng có thẩm quyền (như Quản lý thị trường, Cảnh sát giao thông).
• Lưu trữ hồ sơ kế toán: Phục vụ nhu cầu ghi sổ, đối chiếu chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Yêu cầu từ phía khách hàng: Đáp ứng nhu cầu của người mua hàng muốn lưu trữ chứng từ giấy để thực hiện các thủ tục thanh toán nội bộ hoặc quyết toán thuế.

Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi

Giá trị pháp lý của hóa đơn sau khi chuyển đổi được quy định rõ ràng nhằm tránh việc lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích:

• Hóa đơn chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn thông tin, ký hiệu xác nhận và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán; không có hiệu lực dùng để thanh toán hay giao dịch trừ trường hợp có quy định khác của cơ quan quản lý có thẩm quyền.

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các trách nhiệm sau:

• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc.
• Đảm bảo hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị có chức năng chuyển đổi và ghi nhận lịch sử chuyển đổi để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế khi có yêu cầu.