Giới thiệu về Công văn 4933/CT-TTHT năm 2018

Công văn 4933/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và yêu cầu về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn.

- Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo hướng dẫn tại Công văn 4933/CT-TTHT và căn cứ vào Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định chi tiết như sau:

• Nguyên tắc chuyển đổi: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông trên đường hoặc phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện một (01) lần duy nhất.
• Điều kiện của hóa đơn chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử; và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi hợp pháp.
• Giá trị pháp lý: Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu xác nhận chuyển đổi và chữ ký, đóng dấu theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn.

- Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung trọng tâm được làm rõ trong Công văn 4933/CT-TTHT là nghĩa vụ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử:

• Trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua: Đối với người mua là đối tượng không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua (như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, hóa đơn biên nhận thanh toán...) thì người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử của người bán, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
• Thủ tục xin miễn chữ ký: Doanh nghiệp bán hàng cần chủ động thiết lập quy trình và có văn bản thỏa thuận rõ ràng với người mua về việc không yêu cầu chữ ký điện tử của người mua, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và khả năng đối chiếu dữ liệu khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử

Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh nhấn mạnh trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân kinh doanh khi triển khai hóa đơn điện tử:

• Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật: Doanh nghiệp phải có hệ thống thiết bị, đường truyền và phần mềm quản lý đáp ứng việc khởi tạo, truyền nhận, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật.
• Báo cáo tình hình sử dụng: Định kỳ, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định của pháp luật thuế hiện hành.
• Lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn trong thời hạn quy định của Luật Kế toán, đảm bảo khả năng truy xuất và không bị thay đổi, can thiệp trái phép.