Tóm tắt Công văn 4999/TCT-CS năm 2023 về hóa đơn điện tử

Công văn 4999/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp các vướng mắc và hướng dẫn chi tiết về việc quản lý, sử dụng cũng như xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất quy trình thực hiện giữa cơ quan thuế các cấp và người nộp thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

- Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
• Trường hợp có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng: Người bán và người mua có thể lựa chọn một trong hai phương thức xử lý bao gồm lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế.

- Quy định về việc lập hóa đơn điều chỉnh và thay thế

• Đối với phương thức lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Người bán và người mua phải ký văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (nếu hai bên có thỏa thuận trước đó).
• Đối với phương thức lập hóa đơn điện tử thay thế: Hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã).

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với một số hoạt động đặc thù

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn thu tiền, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

- Trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan thuế địa phương

• Người nộp thuế có trách nhiệm chủ động rà soát, phát hiện các sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập và thực hiện các thủ tục điều chỉnh, thay thế hoặc giải trình kịp thời theo đúng quy định pháp luật để hạn chế rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính.
• Cơ quan thuế địa phương có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn chi tiết nội dung Công văn này đến toàn thể người nộp thuế trên địa bàn quản lý, đồng thời tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc chấp hành quy định về hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Việc áp dụng đúng các hướng dẫn tại Công văn 4999/TCT-CS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, tránh các sai sót không đáng có trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.