Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 27/6/2011, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 11/2011/TT-BTP hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng (sau đây gọi là Thông tư số 11/2011/TT-BTP), nhằm góp phần nâng cao tính chủ động của cơ quan quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương trong quá trình quản lý, phối hợp với các Sở, ban, ngành có liên quan trong việc theo dõi, kiểm tra tổ chức và hoạt động công chứng ở địa phương.

Thông tư số 11/2011/TT-BTP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 8 năm 2011. Để kịp thời triển khai các quy định của Thông tư nêu trên, Bộ Tư pháp đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện một số nội dung sau đây: 

1. Chủ trì tổ chức phổ biến, quán triệt các nội dung và tổ chức triển khai kịp thời, đôn đốc thực hiện Thông tư số 11/2011/TT-BTP cho đối tượng là công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan ở địa phương để bảo đảm thực hiện thống nhất, có hiệu quả các quy định của Thông tư trên địa bàn.

2. Trên cơ sở quy định tại điểm c khoản 4 Điều 1 của Thông tư số 11/2011/TT-BTP về việc Bộ trưởng Bộ Tư pháp ủy quyền cho Giám đốc Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ đối với người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên thường trú tại địa phương thuộc diện được miễn đào tạo nghề công chứng, miễn tập sự hành nghề công chứng, Sở Tư pháp bố trí cán bộ, tập huấn cho đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác tiếp nhận và thẩm tra hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Việc tiếp nhận và thẩm tra hồ sơ phải được thực hiện đúng thời hạn quy định, đảm bảo không gây phiền hà, ách tắc cho người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên; thành phần hồ sơ phải tuân thủ các mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 11/2011/TT-BTP , Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20/2/2008 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành một số mẫu giấy tờ dùng trong hoạt động công chứng. Nếu hồ sơ đầy đủ và đáp ứng quy định thì Sở Tư pháp có văn bản gửi Bộ Tư pháp kèm theo hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên; trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ.

3. Trên cơ sở quy định tại Điều 2, Điều 3, Điều 4 và Điều 5 của Thông tư số 11/2011/TT-BTP về thẻ công chứng viên: để việc cấp thẻ công chứng viên cho các công chứng viên được kịp thời, thống nhất, Sở Tư pháp thực hiện đúng trình tự, thủ tục đề nghị Bộ Tư pháp cấp thẻ công chứng viên được quy định trong Thông tư số 11/2011/TT-BTP ; đồng thời hướng dẫn, phổ biến, quán triệt cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên địa bàn về việc quản lý, sử dụng thẻ công chứng viên, đặc biệt là quy định công chứng viên phải  mang theo thẻ khi hành nghề.

4. Trên cơ sở quy định tại Điều 8, Điều 9 và Điều 20 của Thông tư số 11/2011/TT-BTP:

a) Sở Tư pháp tiến hành rà soát, kiểm tra tên gọi của các Văn phòng công chứng hiện có tại địa phương và lập danh mục gửi về Bộ Tư pháp trước ngày 31/8/2011. Trong trường hợp phát hiện có sự trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn giữa tên gọi của các Văn phòng công chứng tại địa phương hoặc với tên gọi của Văn phòng công chứng tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác thì căn cứ Luật công chứng và quy định tại Thông tư số 11/2011/TT-BTP xem xét, giải quyết, phối hợp giải quyết theo thẩm quyền hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

b) Khi tiếp nhận, xem xét, thẩm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng để trình UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập, đề nghị Sở Tư pháp tiến hành đối chiếu tên gọi dự kiến của Văn phòng công chứng với tên gọi của các Văn phòng công chứng đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc (thông qua Danh bạ các tổ chức hành nghề công chứng trên phạm vi toàn quốc sẽ được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp) để tránh tình trạng trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn về tên gọi của các tổ chức hành nghề công chứng. Sau khi Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng đã được UBND cấp tỉnh cho phép thành lập, đề nghị Sở Tư pháp kịp thời gửi danh sách và bản sao Quyết định cho phép thành lập, Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng đó về Bộ Tư pháp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu các tổ chức hành nghề công chứng nhằm phục vụ công tác tra cứu về tên gọi của các tổ chức hành nghề công chứng.

5. Để tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn và kịp thời chấn chỉnh, nâng cao chất lượng hoạt động công chứng ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho người dân, đề nghị Sở Tư pháp:

a) Tăng cường hoạt động kiểm tra, thanh tra các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương theo quy định của Thông tư số 11/2011/TT-BTP nhằm phát hiện và xử lý kịp thời theo thẩm quyền đối với những sai phạm trong hoạt động công chứng, bao gồm việc mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, việc thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của các Văn phòng công chứng và các vi phạm hành chính khác trong hoạt động công chứng theo quy định của Nghị định số 60/2009/NĐ-CP ngày 23/07/2009 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp...;

b) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường tham mưu cho UBND cấp tỉnh trong việc chỉ đạo xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường nơi chưa có Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và các cơ quan, tổ chức có liên quan để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng;

c) Tăng cường tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho đội ngũ công chứng viên đang hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương; phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức các lớp tập huấn về các kỹ năng nhận dạng dấu vân tay, chữ ký và giấy tờ giả...; định kỳ tổ chức sinh hoạt chuyên đề về hoạt động công chứng giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương để nắm bắt tình hình, đồng thời để các công chứng viên có điều kiện trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ và chia sẻ những khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng;

d) Hướng dẫn các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn cập nhật và thực hiện các mẫu giấy tờ ban hành kèm theo Thông tư số 11/2011/TT-BTP kể từ ngày 15/8/2011;

đ) Tổng hợp tình hình báo cáo và thống kê số liệu về tổ chức và hoạt động công chứng gửi Bộ Tư pháp và UBND cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

Trên đây là một số nội dung cần thực hiện nhằm triển khai Thông tư số 11/2011/TT-BTP , Bộ Tư pháp đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện và kịp thời phản ánh các khó khăn, vướng mắc trong thực tế về Bộ Tư pháp để được nghiên cứu, giải quyết.