NGHỊ ĐỊNH

CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 31/CP NGÀY 18 THÁNG 5 NĂM 1996 VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;
Để tăng cường công tác hành chính - tư pháp và quản lý xã hội bằng pháp luật;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ tư pháp,

NGHỊ ĐỊNH:

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.- Công chứng là việc chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi chung là tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.

Các hợp đồng và giấy tờ đã được Công chứng Nhà nước chứng nhận hoặc Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị Toà án Nhân dân tuyên bố là vô hiệu.

Điều 2.- Khi thực hiện công chứng, công chứng viên phải tuân theo các nguyên tắc, trình tự, thủ tục quy định trong Nghị định này, các quy định khác của pháp luật và các điều ước quốc tế mà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tham gia hoặc ký kết.

Điều 3.- Tiếng nói, chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt, chữ Việt.

Người nước ngoài yêu cầu công chứng mà không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.

Điều 4.- Công chứng viên, các nhân viên khác của Phòng Công chứng Nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ của mình phải bảo đảm công minh, đúng pháp luật; có trách nhiệm giữ bí mật về người đến yêu cầu công chứng, nội dung công chứng, những sự việc mà mình được biết có liên quan đến hoạt động nghề nghiệp của người đến yêu cầu công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều 5.- Công dân, tổ chức có thể yêu cầu công chứng tại bất kỳ Phòng Công chứng Nhà nước nào, trừ việc công chứng mà theo quy định của pháp luật phải thực hiện tại một Phòng Công chứng Nhà nước nhất định.

Việc công chứng được thực hiện tại trụ sở của Phòng Công chứng Nhà nước, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng không thể đến trụ sở của Phòng Công chứng Nhà nước vì lý do chính đáng hoặc do pháp luật quy định.

Điều 6.- Người yêu cầu công chứng phải là người có năng lực hành vi theo quy định của pháp luật và phải xuất trình đầy đủ các giấy tờ, tài liệu hợp pháp cho việc thực hiện công chứng.

Điều 7.- Nội dung công chứng phải được thể hiện rõ ràng và theo đúng mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp quy định.

Các văn bản công chứng phải được công chứng viên ký, đóng dấu và ghi vào sổ công chứng.

Điều 8.- Người yêu cầu công chứng phải nộp lệ phí công chứng khi việc công chứng đã được thực hiện.

Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp quy định mức thu lệ phí đối với từng loại việc công chứng cụ thể và phương thức quản ký, sử dụng lệ phí công chứng.

Chương 2:

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG

Điều 9.- Chính phủ thống nhất quản lý Nhà nước về công chứng trong phạm vi cả nước.

Bộ Tư pháp thực hiện quản lý Nhà nước đối với công tác công chứng và có những quyền hạn, nhiệm vụ sau đây:

1. Trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản hướng dẫn về tổ chức và hoạt động công chứng;

2. Hướng dẫn, chỉ đạo về tổ chức, hoạt động nhiệp vụ công chứng;

3. Bổ nhiệm công chứng viên theo dề nghị của Giám đốc sở Tư pháp và cấp thẻ công chứng viên;

4. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho công chứng viên;

5. Ban hành các mẫu văn bản công chứng và các mẫu sổ công chứng. Quy định việc in, phát hành các mẫu đó;

6. Kiểm tra, thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng;

7. Hợp tác quốc tế về công chứng;

Điều 10.- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có quyền hạn, nhiệm vụ sau đây:

1. Ra quyết định thành lập Phòng Công chứng Nhà nước thuộc Sở Tư pháp; bổ nhiệm, miễm nhiệm trưởng phòng công chứng. ở những thành phố trực thuộc Trung ương và tỉnh lớn có nhiều yêu cầu công chứng thì có thể thành lập một số Phòng Công chứng Nhà nước thuộc sở Tư pháp.

2. Định biên chế cho phòng công chứng trong phạm vi địa phương mình, bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện cho hoạt động công chứng Nhà nước .

Điều 11.- Giám đốc Sở Tư pháp có quyền hạn, nhiệm vụ sau đây:

1. Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc thành lập Phòng Công chứng Nhà nước thuộc Sở Tư pháp, đề nghị bổ nhiệm, miễm nhiệm Trưởng phòng Công chứng.

2. Bổ nhiệm, miễm nhiệm Phó trưởng Phòng Công chứng Nhà nước;

3. Quản lý, kiểm tra tổ chức và hoạt động của Phòng Công chứng Nhà nước;

4. Bảo đảm chế độ, chính sách đối với công chứng viên và các nhân viên khác của Phòng Công chứng;

5. Giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ của công chứng viên;

6. Định kỳ 6 tháng và hàng năm báo cáo về công tác công chứng với Bộ Tư pháp và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

Chương 3:

TỔ CHỨC CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC

Điều 12.- Phòng Công chứng Nhà nước thuộc Sở Tư pháp có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng và có con dấu riêng theo quy dịnh của Chính phủ.

Điều 13.- Phòng Công chứng Nhà nước có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, các công chứng viên và các nhân viên khác.

Trưởng phòng, Phó trưởng Phòng Công chứng Nhà nước phải được tuyển chọn và bổ nhiệm trong số các công chứng viên.

Điều 14.- Trưởng Phòng Công chứng Nhà nước chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Phòng, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Lập và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch công tác của Phòng;

2. Điều hành công việc hàng ngày của Phòng;

3. Định kỳ 6 tháng, hàng năm báo cáo về tổ chức và hoạt động của Phòng với Giám đốc Sở Tư pháp.

Khi thực hiện công chứng, trưởng phòng, Phó trưởng phòng công chứng Nhà nước ký các văn bản công chứng với tư cách công chứng viên.

Điều 15.- Uỷ ban nhân dân cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện) thực hiện việc chứng thực đối với những việc quy định tại khoản 1 Điều 19 của Nghị định này và các việc khác do pháp luật quy định.

Điều 16.- Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thực hiện các yêu cầu công chứng của công dân, tổ chức của Việt Nam ở nước ngoài theo quy dịnh tại Pháp lệnh Lãnh sự.

Chương 4:

CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 17.- Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam có đủ các tiêu chuẩn sau đây được xem xét tuyển chọn và bổ nhiệm làm công chứng viên:

1. Có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, công minh, trung thực, liêm khiết, khách quan.

2. Tốt nghiệp Đại học Luật;

3. Có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên;

4. Đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.

Công chứng viên phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác tại các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, và không được hành nghề tự do.

Điều 18.- Phòng Công chứng Nhà nước thực hiện các việc sau đây:

1. Chứng nhận hợp đồng kinh tế, hợp đồng bán đấu giá bất động sản, hợp đồng gửi giữ tài sản, hợp đồng dân sự có yếu tố nước ngoài; chứng nhận biên bản của Hội đồng định giá tài sản bằng hiện vật đầu tư ban đầu của chủ doanh nghiệp tư nhân; chứng nhận việc trình kháng nghị hàng hải; chứng nhận bản dịch đơn yêu cầu, bản án và quyết định dân sự của Toà án nước ngoài, quyết định của Trọng tài nước ngoài có liên quan đến công dân hoặc tổ chức Việt Nam để toà án Việt Nam xem xét, công nhận và cho thi hành tại Việt Nam; chứng nhận bản dịch các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài về việc người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam, nhận người Việt Nam là con ngoài giá thú, nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi, nhận đỡ đầu người Việt Nam, chứng nhận bản dịch di chúc bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt.

2. Chứng nhận các việc theo quy định của pháp luật phải được công chứng.

3. Chứng nhận theo yêu cầu của đương sự các việc mà pháp luật giao cho công chứng chứng nhận hoặc Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền chứng thực.

Điều 19.- Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này.

Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định.

Điều 20.- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính giấy tờ như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác cũng có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó cho đương sự.

Điều 21.- Khi thực hiện công chứng, công chứng viên có nhiệm vụ:

1. Phổ biến trình tự, thủ tục thực hiện công chứng cho đương sự theo quy định của pháp luật;

2. Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do đương sự xuất trình.

3. Trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện;

4. Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng.

Điều 22.- Khi thực hiện công chứng, công chứng viên có quyền:

1. Yêu cầu đương sự xuất trình đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần thiết cho việc thực hiện công chứng.

2. Yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định hoặc làm tư vấn khi thấy cần thiết.

3. Từ chối thực hiện công chứng đối với các trường hợp quy định tại Điều 23 của Nghị định này.

Điều 23.- Công chứng viên không được thực hiện việc chứng nhận trong các trường hợp sau đây:

1. Việc không thuộc phạm vi hoạt động công chứng;

2. Yêu cầu công chứng trái Pháp luật;

3. Việc liên quan đến bản thân mình, đến những người trong gia đình mình là: vợ hoặc chồng, anh chị em ruột (kể cả anh, chị em vợ hoặc chồng, anh, chị em nuôi), cha, mẹ (kể cả cha, mẹ vợ hoặc cha, mẹ chồng, cha, mẹ nuôi), ông bà nội, ông bà ngoại, con (kể cả con nuôi, con dâu, con rể), cháu (các con của con trai, con gái, con nuôi).

Điều 24.- Phó Chủ tịch thường trực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc Uỷ viên Uỷ ban nhân dân cấp huyện là Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc chứng thực theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Nghị định này và đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp huyện. Phòng Tư pháp cấp huyện giúp Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc chứng thực này.

Phó Chủ tịch thường trực Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc Uỷ viên Uỷ ban nhân dân cấp huyện là Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc chứng thực phải tuân theo các Điều 21, Điều 22 và 23 của Nghị định này.

Điều 25.- Viên chức được giao thực hiện các việc chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài phải tuân theo các Điều 21, 22 và 23 của Nghị định này.

Các văn bản chứng nhận do cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài thực hiện có giá trị như các văn bản công chứng và chứng thực ở trong nước.

Chương 5:

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THỰC HIỆN CÁC VIỆC CÔNG CHỨNG

Điều 26.- Công chứng viên chứng nhận các thoả thuận về những nội dung trong hợp đồng mua bán nhà ở, hợp đồng mua bán bất động sản bán đấu giá, hợp đồng trao đổi tài sản, tặng cho bất động sản, hợp đồng thuê nhà ở, hợp đồng thuê khoán tài sản, hợp đồng gửi giữ tài sản, hợp đồng uỷ quyền.

Việc chứng nhận hợp đồng chuyển quyền sở hữu tài sản phải được thực hiện trước khi sang tên trước bạ tài sản.

Các hợp đồng chuyển quyền sở hữu bất động sản phải được chứng nhận tại Phòng Công chứng Nhà nước hoặc Uỷ ban nhân dân cấp huyện nơi có bất động sản đó.

Khi yêu cầu công chứng chứng nhận hợp đồng có liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì đương sự phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân và giấy chứng nhận quyền sở hữu của mình đối với tài sản đó.

Điều 27.- Công chứng viên chứng nhận văn bản thế chấp tài sản, văn bản cầm cố, bảo lãnh.

Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu thì việc chứng nhận văn bản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh được thực hiện tại Phòng Công chứng Nhà nước nơi đăng ký tài sản đó.

Điều 28.- Công chứng viên chứng nhận di chúc của công dân do chính họ yêu cầu, không chứng nhận di chúc thông qua người đại diện.

Người lập di chúc tuyên bố nội dung của di chúc trước công chứng viên. Công chứng viên phải ghi chép lại nội dung mà người lập di chúc đã tuyên bố. Người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ vào bản di chúc sau khi xác nhận bản di chúc đã được ghi chép chính xác và thể hiện đúng ý chí của mình. Công chứng viên ký vào bản di chúc.

Người lập di chúc có thể yêu cầu Công chứng viên tới chỗ ở của mình để lập di chúc. Việc Công chứng viên lập di chúc tại chỗ ở của người lập di chúc phải có ít nhất hai người làm chứng.

Trong trường hợp người lập di chúc yêu cầu sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hay toàn bộ di chúc đã được công chứng, thì thực hiện công chứng lại.

Điều 29.- Người yêu cầu công chứng chứng nhận việc từ chối nhận di sản phải nộp đơn và các giấy tờ cần thiết khác cho Phòng Công chứng Nhà nước.

Sau khi có quyết định xác định người để lại di sản đã chết, xác định đương sự là người thuộc hàng thừa kế nào, Công chứng viên chứng nhận việc từ chối nhận di sản của đương sự theo các quy định của pháp luật về thừa kế.

Điều 30.- Người lập di chúc có thể yêu cầu Phòng Công chứng Nhà nước giữ bản di chúc của mình. Khi nhận giữ, Công chứng viên phải lập hai bản có nội dung như nhau, một bản giao cho người lập di chúc và một bản lưu tại Phòng Công chứng Nhà nước.

Trong trường hợp bản di chúc được lưu giữ tại Phòng Công chứng Nhà nước, thì Công chứng viên là người công bố di chúc. Việc công bố di chúc phải có biên bản. Sau thời điểm mở thừa kế, Công chứng viên phải gửi bản sao di chúc tới tất cả những người có liên quan đến nội dung di chúc. Bản sao di chúc này phải có chứng nhận của công chứng viên.

Điều 31.- Công chứng viên chỉ chứng nhận biên bản của Hội đồng định giá tài sản bằng hiện vật đầu tư ban đầu của chủ doanh nghiệp tư nhân khi chủ doanh nghiệp tư nhân yêu cầu công chứng và có giấy chứng nhận sở hữu tài sản.

Hội đồng định giá được thành lập theo quyết định của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương bao gồm các thành phần sau:

Đại diện cơ quan quản lý Nhà nước về giá của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là Chủ tịch Hội đồng.

Các chuyên gia về từng loại tài sản cần định giá, là thành viên.

Đại diện cơ quan đã cấp đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp tư nhân đó, là thành viên.

Phòng công chứng không tham gia trong thành phần Hội đồng định giá.

Điều 32.- Việc dịch đơn yêu cầu và bản án, quyết định dân sự của Toà án nước ngoài, quyết định của Trọng tài nước ngoài có liên quan đến công dân hoặc tổ chức Việt Nam để Toà án Việt Nam xem xét, công nhận và cho thi hành tại Việt Nam, việc dịch các giấy tờ từ tiếng nước ngoài về việc người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam, nhận người Việt Nam làm con ngoài dã thú, nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi, nhận đỡ đầu người Việt Nam, di chúc và giấy tờ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại, phải do người có trình độ đại học ngoại ngữ hoặc đại học Luật mà thông thạo thứ tiếng đó thực hiện.

Người yêu cầu công chứng có đủ trình độ ngoại ngữ theo quy định trên đây cũng có thể tự dịch và đề nghị công chứng chứng nhận bản dịch của mình.

Danh sách người dịch là cộng tác viên thường xuyên của Phòng Công chứng do Giám đốc Sở Tư pháp công nhận theo đề của Trưởng phòng Công chứng.

Người dịch phải ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch. Công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch trên bản dịch đó.

Điều 33.- Công chứng viên tiếp nhận bản kháng nghị hàng hải do thuyền trưởng lập về sự kiện xảy ra trong thời gian tàu đi trên biển hoặc đỗ ở cảng.

Sau khi xem xét bản kháng nghị hàng hải, những giải thích thêm của thuyền trưởng có thể hỏi hai nhân chứng của tàu (một người trong Ban chỉ huy tàu, một người trong đội thuỷ thủ của tàu), Công chứng viên chứng nhận việc trình kháng nghị này .

Theo đề nghị của thuyền trưởng, công chứng viên có thể yêu cầu cơ quan chuyên môn thực hiện giám định.

Điều 34.- Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp phường, xã, thị trấn, khi chứng thực các việc được quy định tại Điều 19 của Nghị định này phải tuân theo trình tự, thủ tục quy định tại chương V Nghị định này và được thu lệ phí như đối với các việc chứng nhận của Phòng Công chứng.

Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp các bản sao giấy tờ cũng được thu lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp.

Chương 6:

ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG

Điều 35.- Công dân, tổ chức có quyền khiếu nại với Trưởng phòng Công chứng về việc từ chối thực hiện công chứng hoặc về nội dung công chứng mà Công chứng viên đã thực hiện và có quyền tố cáo hành vi công chứng trái pháp luật.

Khiếu nại, tố cáo việc công chứng được xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 36.- Người nào vi phạm pháp luật trong khi thi hành nhiệm vụ, về công chứng thì tuỳ theo mức độ nặng hoặc nhẹ mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại về vật chất thì phải bồi thường.

Điều 37.- Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức hoạt động công chứng Nhà nước.

Điều 38.- Bộ trưởng Bộ Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn thi hành Nghị định này.

Điều 39.- Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.