Nghị định số 02/2008/NĐ-CP do Chính phủ ban hành hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng về chế độ tài chính, con dấu của tổ chức hành nghề công chứng, quản lý đào tạo nghề, quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương, tiêu chuẩn trụ sở và phí công chứng.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Nghị định này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành các nội dung về chế độ tài chính, con dấu của Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng; công tác quản lý tổ chức, đào tạo nghề công chứng; hoạt động quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương; địa điểm đặt trụ sở, điều kiện vật chất của Văn phòng công chứng và quy định về phí công chứng. Đối tượng áp dụng bao gồm các cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các cá nhân, tổ chức có liên quan đến hoạt động công chứng tại Việt Nam.

Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Tư pháp trong quản lý nhà nước về công chứng

Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương với các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:

• Xây dựng đề án phát triển các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức, cá nhân để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện sau khi đề án được thông qua.
• Tiếp nhận, xem xét và tiến hành kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, từ đó trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép thành lập theo đúng quy định pháp luật.
• Yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình tổ chức và hoạt động.
• Tham mưu, đề xuất các giải pháp và chính sách hỗ trợ từ phía Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để thúc đẩy sự phát triển của các tổ chức hành nghề công chứng.
• Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng theo thẩm quyền hoặc theo sự ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Chế độ tài chính và yêu cầu về trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng

• Chế độ tài chính của Phòng Công chứng: Hoạt động tài chính của Phòng Công chứng được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành về đơn vị sự nghiệp công lập và các văn bản liên quan. Đối với các Phòng Công chứng đang hoạt động theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, kể từ ngày chuyển đổi sang mô hình đơn vị sự nghiệp, chế độ tài chính cũng sẽ áp dụng thống nhất theo quy định này.
• Yêu cầu về trụ sở của Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng bắt buộc phải có trụ sở riêng biệt với địa chỉ cụ thể, bảo đảm diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, không gian tiếp người yêu cầu công chứng và khu vực lưu trữ hồ sơ công chứng an toàn. Trong trường hợp trụ sở là nhà thuê hoặc mượn, hồ sơ đăng ký hoạt động phải đính kèm bản sao hợp đồng thuê, mượn nhà có thời hạn tối thiểu là 03 năm kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký hoạt động.

Điều kiện hành nghề công chứng đối với luật sư được bổ nhiệm làm công chứng viên

Luật sư được bổ nhiệm làm công chứng viên để thành lập hoặc gia nhập vào một Văn phòng công chứng đang hoạt động phải thực hiện thủ tục rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt hoàn toàn hoạt động hành nghề luật sư. Việc chấm dứt hành nghề luật sư được xác nhận thông qua các giấy tờ pháp lý sau:

• Đối với luật sư hành nghề với tư cách cá nhân: Giấy xác nhận đã nộp lại giấy đăng ký hành nghề luật sư cho cơ quan có thẩm quyền.
• Đối với luật sư thành lập Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật TNHH một thành viên: Giấy xác nhận đã nộp lại giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề đó.
• Đối với luật sư là thành viên Công ty luật hợp danh hoặc thành viên sáng lập Công ty luật TNHH hai thành viên trở lên: Giấy xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên của công ty luật.
• Đối với luật sư là thành viên góp vốn trong Công ty luật TNHH một thành viên hoặc hai thành viên trở lên: Giấy xác nhận đã chấm dứt tư cách thành viên góp vốn.
• Đối với luật sư làm việc theo hợp đồng: Giấy xác nhận đã chấm dứt hợp đồng làm việc với tổ chức hành nghề luật sư.

Thủ tục bổ nhiệm công chứng viên đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu hoặc thôi việc

• Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng muốn được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề tại Văn phòng công chứng phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quy định tại Điều 13 Luật Công chứng, đồng thời phải nộp kèm giấy tờ chứng minh đã nghỉ hưu hoặc thôi việc hợp pháp.
• Công chứng viên thuộc Phòng Công chứng khi nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng vẫn được giữ nguyên chức danh công chứng viên và có quyền thành lập hoặc tham gia vào Văn phòng công chứng đang hoạt động.
• Trường hợp công chứng viên nghỉ hưu chưa quá 01 năm (tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu đến ngày nộp hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng) thì được phép hành nghề ngay mà không cần phải thực hiện lại thủ tục bổ nhiệm công chứng viên.

Quy định về phí công chứng và con dấu của tổ chức hành nghề công chứng

• Phí công chứng: Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất và bình đẳng giữa Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng. Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm quy định chi tiết về mức thu, chế độ quản lý và sử dụng nguồn phí công chứng.
• Con dấu của tổ chức hành nghề công chứng: Cả Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng đều sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Mẫu dấu cụ thể do Bộ Công an quy định. Phòng Công chứng được khắc và sử dụng con dấu ngay sau khi có quyết định thành lập. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi được cấp Giấy đăng ký hoạt động. Đối với Phòng Công chứng chuyển đổi sang đơn vị sự nghiệp, việc khắc và sử dụng con dấu mới được thực hiện sau khi có quyết định chuyển đổi.

Công tác đào tạo nghề công chứng

Cơ sở đào tạo nghề công chứng bao gồm Học viện Tư pháp thuộc Bộ Tư pháp và các cơ sở đào tạo khác nếu đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:

• Có đội ngũ cán bộ quản lý và giảng viên đủ về số lượng, đồng bộ về cơ cấu, có phẩm chất đạo đức tốt và trình độ chuyên môn phù hợp để bảo đảm mục tiêu, chương trình đào tạo.
• Có chương trình đào tạo, giáo trình giảng dạy phù hợp với chương trình khung về đào tạo nghề công chứng do cơ quan nhà nước quy định.
• Có đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật cần thiết phục vụ cho công tác dạy và học nghề công chứng.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn chi tiết về tiêu chuẩn và thủ tục thành lập các cơ sở đào tạo nghề công chứng này.

Hiệu lực thi hành

Nghị định số 02/2008/NĐ-CP có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Nghị định này bãi bỏ quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các quy định tại Nghị định này.