Giới thiệu về Công văn 2702/CT-TTHT năm 2015

Công văn 2702/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 30 tháng 03 năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Văn bản này giúp doanh nghiệp làm rõ các điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và xác định thu nhập chịu thuế TNCN đối với các khoản phúc lợi như vé máy bay, tiền thuê nhà.

1. Quy định về Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí cho người lao động nước ngoài

Theo hướng dẫn tại Công văn 2702/CT-TTHT, các khoản chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi phí khác liên quan đến người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng hoặc quy chế: Các khoản chi phí như tiền vé máy bay, tiền thuê nhà cho người lao động nước ngoài phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty hoặc Tổng công ty.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi mua vé máy bay, thuê nhà.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định pháp luật về thuế.

2. Quy định về Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích của người lao động nước ngoài

Công văn cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động nước ngoài đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền do doanh nghiệp chi trả thay:

• Khoản chi tiền vé máy bay khứ hồi về phép: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động chi trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần được miễn thuế TNCN. Quy định này chỉ áp dụng cho bản thân người lao động nước ngoài, không áp dụng cho các thành viên gia đình của người lao động. Nếu phát sinh từ lần thứ hai trở lên trong năm hoặc chi cho người thân, khoản chi này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khoản chi về tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo: Khoản tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo do đơn vị sử dụng lao động trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị.

3. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng thực tế

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động ký với người nước ngoài, đảm bảo các khoản chi về vé máy bay, nhà ở được thể hiện rõ ràng, chi tiết.
• Mọi giao dịch thanh toán tiền vé máy bay, tiền thuê nhà có giá trị lớn phải thực hiện qua ngân hàng để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN.
• Cần phân tách rõ ràng chứng từ vé máy bay của bản thân người lao động và người thân đi cùng để thực hiện kê khai thuế TNCN chính xác, tránh việc gộp chung dẫn đến bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính.