Tổng quan về Công văn 2631/CT-TTHT năm 2015

Công văn 2631/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này căn cứ trên các quy định pháp luật thuế TNDN hiện hành tại thời điểm ban hành, đặc biệt là Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính nhằm tháo gỡ vướng mắc thực tế cho người nộp thuế.

Điều kiện chung để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn chung và tinh thần của Công văn 2631/CT-TTHT, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Hướng dẫn cụ thể về các khoản chi phí cho người lao động

Công văn 2631/CT-TTHT tập trung làm rõ việc hạch toán đối với các khoản chi phí mang tính chất phúc lợi hoặc chi trả thay cho người lao động (đặc biệt là lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam). Các nội dung cốt lõi bao gồm:

• Chi phí tiền thuê nhà cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm thanh toán chi phí tiền thuê nhà cho người lao động, thì khoản chi phí thuê nhà này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán theo quy định.
• Chi phí vé máy bay khứ hồi: Đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, nếu hợp đồng lao động quy định doanh nghiệp chi trả tiền vé máy bay khứ hồi về nước hàng năm (nghỉ phép), khoản chi này được coi là chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Học phí cho con của người lao động nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp chi trả học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông, nếu khoản chi này được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ học phí thì được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp.

Lưu ý về mối quan hệ giữa Thuế TNDN và Thuế TNCN

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, mặc dù các khoản chi trả thay nêu trên (tiền nhà, vé máy bay, học phí) có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ điều kiện, nhưng đối với người lao động, các khoản lợi ích này vẫn có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ tiền lương, tiền công theo quy định của pháp luật về thuế TNCN hiện hành.

Khuyến nghị áp dụng cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính an toàn pháp lý và tránh bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của công ty để đảm bảo các khoản chi trả thay cho người lao động được quy định rõ ràng, cụ thể về mức hưởng và điều kiện hưởng.
• Thu thập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ kèm theo như: hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tài chính của đơn vị cho thuê, vé máy bay, cuống vé, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên), thông báo học phí và biên lai thu học phí của nhà trường.
• Thực hiện kê khai và khấu trừ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà người lao động được hưởng theo đúng tỷ lệ và hạn mức quy định của pháp luật thuế TNCN.