Tóm tắt Công văn 2019/CT-TTHT năm 2015 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 2019/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung văn bản tập trung làm rõ các điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý, hợp lệ nhằm đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế hiện hành.

Các điều kiện cốt lõi để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Căn cứ theo các quy định pháp luật về thuế TNDN được áp dụng tại thời điểm ban hành công văn, Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi mang tính chất cá nhân, không liên quan đến hoạt động tạo ra doanh thu của đơn vị sẽ bị loại trừ.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn thì phải có bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Bên cạnh các nguyên tắc chung, văn bản cũng lưu ý doanh nghiệp về việc hạch toán và chuẩn bị hồ sơ chứng từ đối với một số khoản chi phí thường phát sinh trong hoạt động vận hành:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Chi phí công tác phí: Khi cử người lao động đi công tác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ quyết định cử đi công tác, giấy đi đường có xác nhận, các hóa đơn chứng từ về phương tiện đi lại, phòng nghỉ và quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp để làm cơ sở giải trình chi phí hợp lý.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh và được trích khấu hao theo đúng khung thời gian quy định của Bộ Tài chính.

Ý nghĩa và khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Công văn 2019/CT-TTHT là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động rà soát hệ thống sổ sách kế toán, hoàn thiện hồ sơ chứng từ thu chi. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn tại công văn này giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính trong các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế thực tế.