Tóm tắt Công văn 1841/CT-TTHT năm 2015 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 1841/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt đi sâu vào các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài.

Nguyên tắc chung xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN và hướng dẫn tại văn bản, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định chi tiết về chi phí tiền thuê nhà và vé máy bay cho lao động nước ngoài

Công văn tập trung làm rõ cách thức hạch toán đối với các khoản chi phí phúc lợi và chế độ dành cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

• Chi phí tiền thuê nhà cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà cho người lao động, thì khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ hợp đồng thuê nhà, hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định (đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên).
• Chi phí vé máy bay khứ hồi: Khoản chi phí mua vé máy bay khứ hồi về nước cho người lao động nước ngoài nghỉ phép năm được chấp nhận là chi phí được trừ nếu khoản chi này được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính, quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Yêu cầu về hồ sơ chứng từ: Để bảo vệ tính hợp lý của các khoản chi này trước cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm hoặc điều động công tác, hóa đơn tiền thuê nhà, vé máy bay, thẻ lên máy bay (boarding pass) và các chứng từ thanh toán tương ứng.

Các khoản chi không được trừ doanh nghiệp cần lưu ý

Bên cạnh các khoản chi được chấp nhận, văn bản cũng lưu ý doanh nghiệp về các trường hợp không đáp ứng điều kiện khấu trừ:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
• Các khoản chi vượt định mức quy định hoặc không được ghi nhận cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của công ty.
• Các khoản chi thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản đối với doanh nghiệp

Công văn 1841/CT-TTHT giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài, chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ kế toán. Việc tuân thủ đúng các hướng dẫn này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN một cách hợp pháp, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính khi cơ quan thuế thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế.