Tổng quan về Công văn 10160/CT-TTHT năm 2014

Công văn 10160/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này căn cứ vào các quy định pháp luật thuế TNDN hiện hành tại thời điểm ban hành, đặc biệt là Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, nhằm tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho doanh nghiệp trong việc thiết lập chứng từ và hạch toán chi phí hợp lý.

Các điều kiện chung để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại văn bản, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau đây:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Hướng dẫn cụ thể đối với chi phí mua vé máy bay qua mạng cho người lao động

Một trong những nội dung cốt lõi của Công văn 10160/CT-TTHT là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, chứng từ đối với khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng internet (vé điện tử) cho người lao động đi công tác. Để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử: Thẻ lên máy bay (boarding pass) và vé máy bay điện tử có thông tin tên người lao động đi công tác, hành trình bay phù hợp với yêu cầu công việc.
• Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp hoặc chứng từ thanh toán của cá nhân tham gia thanh toán (nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân thanh toán và thực hiện thanh toán lại cho cá nhân).
• Quyết định cử đi công tác: Văn bản cử người lao động đi công tác do đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp ký duyệt, nêu rõ mục đích, thời gian và địa điểm công tác.
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp: Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định rõ ràng về việc cho phép người lao động thanh toán chi phí công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động làm chủ tài khoản và được doanh nghiệp thanh toán lại.

Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan

Bên cạnh việc xác định chi phí được trừ cho mục đích tính thuế TNDN, văn bản cũng lưu ý về nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với các khoản chi phí này:

• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Trường hợp các khoản chi phí không đáp ứng đủ điều kiện để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì phần thuế GTGT tương ứng cũng không được kê khai, khấu trừ đầu vào.

Ý nghĩa và khuyến nghị đối với doanh nghiệp

Công văn 10160/CT-TTHT mang lại sự rõ ràng trong việc áp dụng quy định thuế đối với các phương thức thanh toán hiện đại và giao dịch điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng và hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tài chính một cách chặt chẽ, quy định rõ các trường hợp ủy quyền thanh toán.
• Lưu trữ đầy đủ và khoa học hệ thống chứng từ gồm vé điện tử, thẻ lên máy bay và chứng từ ngân hàng để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.
• Kiểm soát chặt chẽ ngưỡng thanh toán 20 triệu đồng để đảm bảo luôn thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị lớn.