Giới thiệu về Công văn 2938/CT-TTHT năm 2013

Công văn 2938/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về chính sách thuế đối với khoản chi phí khám sức khỏe định kỳ cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ tính hợp lý, hợp lệ của khoản chi này khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Chính sách Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí khám sức khỏe định kỳ

Theo hướng dẫn tại Công văn 2938/CT-TTHT và các quy định pháp luật về thuế TNDN, chi phí tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động nhằm bảo đảm an toàn và vệ sinh lao động.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Cụ thể bao gồm: Hợp đồng cung cấp dịch vụ khám sức khỏe ký với cơ sở y tế có đủ thẩm quyền, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, bảng kê danh sách người lao động tham gia khám sức khỏe và biên bản nghiệm thu dịch vụ.
• Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Chính sách Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với chi phí khám sức khỏe định kỳ

Về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động đối với khoản chi phí khám sức khỏe do doanh nghiệp chi trả, Công văn 2938/CT-TTHT làm rõ các nguyên tắc sau:

• Trường hợp doanh nghiệp tổ chức khám sức khỏe định kỳ theo quy định của Bộ luật Lao động cho tập thể người lao động, trong đó chi phí được thanh toán trực tiếp cho cơ sở y tế thực hiện dịch vụ và không chi trực tiếp bằng tiền cho từng cá nhân, thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khoản chi này được xem là khoản chi phúc lợi tập thể, phục vụ cho việc duy trì và bảo vệ sức khỏe cho lực lượng lao động theo quy định bắt buộc của pháp luật lao động, do đó không cấu thành thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của cá nhân người lao động.
• Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi trả các khoản chi khám chữa bệnh cá nhân ngoài danh mục khám sức khỏe định kỳ bắt buộc, hoặc chi trả bằng tiền mặt trực tiếp cho người lao động tự đi khám, hoặc chi cho người thân của người lao động, thì các khoản chi này phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo quy định hiện hành.

Ý nghĩa thực tiễn và lưu ý cho doanh nghiệp

Công văn 2938/CT-TTHT mang lại sự rõ ràng trong công tác hạch toán kế toán và kê khai thuế cho các doanh nghiệp. Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng quy chế tài chính, thỏa ước lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động trong đó quy định rõ chế độ khám sức khỏe định kỳ cho người lao động.
• Lựa chọn các cơ sở y tế có đủ chức năng và thẩm quyền khám sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế để thực hiện dịch vụ.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ liên quan bao gồm: Quyết định tổ chức khám sức khỏe của ban giám đốc, danh sách người lao động tham gia, hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, hóa đơn tài chính và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.