Tóm tắt Công văn 231/TCT-CS năm 2016 về xác định chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp

Công văn 231/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào các khoản chi phí phúc lợi, tiền lương và các khoản chi hộ cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

1. Nguyên tắc chung về xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN và hướng dẫn tại Công văn 231/TCT-CS, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Quy định cụ thể đối với chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi hộ người lao động

Công văn làm rõ việc hạch toán các khoản chi phí mang tính chất tiền lương, tiền công hoặc chi hộ cho người lao động nước ngoài như sau:

• Chi phí tiền nhà, điện, nước cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo cho người lao động thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán theo quy định.
• Chi phí học phí cho con của người lao động nước ngoài: Khoản chi học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi này được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Yêu cầu về hồ sơ quy định: Các khoản chi nêu trên phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.

3. Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 231/TCT-CS giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc trong việc xác định tính hợp lệ của các khoản chi phí phúc lợi và chi hộ cho người lao động nước ngoài. Để đảm bảo các khoản chi này không bị cơ quan thuế loại ra khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động ký với người nước ngoài, đảm bảo ghi nhận rõ ràng nghĩa vụ chi trả tiền nhà, điện, nước hoặc học phí cho con của họ.
• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn tài chính hợp pháp mang tên doanh nghiệp (đối với tiền nhà, điện, nước nếu doanh nghiệp trực tiếp thuê và thanh toán) hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ theo đúng quy định.
• Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên để tránh rủi ro bị loại chi phí được trừ và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.