Công văn 2211/TCT-DNL được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn, tổng công ty lớn thuộc diện quản lý của Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn (DNL), thực hiện việc chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử. Đây là văn bản chỉ đạo quan trọng thúc đẩy lộ trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế và tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Đối tượng áp dụng và mục tiêu thúc đẩy hóa đơn điện tử

• Văn bản hướng tới các doanh nghiệp quy mô lớn, các tập đoàn kinh tế, tổng công ty có hạ tầng công nghệ thông tin phát triển, đủ điều kiện để tiên phong áp dụng hóa đơn điện tử.
• Mục tiêu chính là giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn cho doanh nghiệp, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro về thất lạc, cháy hỏng hoặc làm giả hóa đơn.
• Tăng cường tính minh bạch trong hoạt động tài chính, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát, đối chiếu dữ liệu hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.

- Hướng dẫn quy trình khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống giải pháp công nghệ thông tin hoặc lựa chọn tổ chức cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để thiết lập hệ thống khởi tạo hóa đơn.
• Trước khi áp dụng, doanh nghiệp phải gửi Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua cổng thông tin điện tử.
• Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung nghiệp vụ theo quy định hiện hành, bao gồm chữ ký số hợp pháp của người bán và các chỉ tiêu định danh bắt buộc khác.

- Quy định về việc chuyển đổi giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

• Doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ chứng từ kế toán.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
• Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi chỉ có hiệu lực khi đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn và các ký hiệu nhận diện theo quy định pháp luật.

- Công tác lưu trữ, bảo mật và tra cứu dữ liệu hóa đơn

• Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật trên các phương tiện truyền thông hoặc thiết bị lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo khả năng truy cập và kết xuất dữ liệu khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.
• Hệ thống lưu trữ phải có phương án dự phòng dữ liệu để tránh mất mát thông tin do sự cố kỹ thuật hoặc các tác động khách quan khác.
• Doanh nghiệp phải cung cấp công cụ tra cứu trực tuyến trên trang thông tin điện tử của mình để khách hàng (người mua) có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và tải hóa đơn điện tử đã phát hành.

- Phối hợp giải quyết các vướng mắc phát sinh

• Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu gặp khó khăn về mặt kỹ thuật hoặc vướng mắc về chính sách thuế, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn và Tổng cục Thuế để được hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời.
• Cơ quan thuế cam kết đồng hành, tạo điều kiện tối đa và phối hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp dịch vụ để xử lý nhanh chóng các lỗi hệ thống, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.